Etapele organizării funcției financiare în Business

Există o dimensionare și un mix de abilități & cunoștinte în departamentul financiar adecvate fiecărei etape de dezvoltare a businessului tău. 

Dacă la început, în etapa de start-up, focusul tinde să fie mai mult pe partea de conformitate a raportărilor contabile & fiscale, pe măsură ce dezvolți businessul, va apărea necesitatea diversificării proceselor și operațiunilor financiare, astfel încât deciziile tale operaționale să poată fi susținute și de informații financiare corecte, complete și la timp.

Construcția funcțiunii financiare se face gradual, pe măsură ce organizația și afacerea se dezvoltă. Funcțiunea se bazează pe planificări ale rezultatelor financiare și a surselor de finanțare, dar și pe un sistem de control intern a principalelor procese și operațiuni care impactează datele financiare.

Departamentele financiare încep în general de la primul nivel de conformitate obligatorie cu legislația, al contabilității tranzacțiilor companiei și al calculului & declarațiilor taxelor. În această etapă, în general contabilul comunică direct cu antreprenorul, întrucât nu există o altă structură de profil în cadrul organizației.

Exemplificare simplificata a organigramei unei functiunii financiare:

Pe masură ce businessul se dezvoltă, crește și complexitatea și volumul operațiunilor și apare astfel necesitatea unui control intern suplimentar atât în zona contabilității, cât și în zonele operaționale, care generează tranzacțiile financiare. 

Acesta este momentul în care este oportun să se dezvolte & implementeze un sistem de control intern, prin care să se asigure verificările preventive și/sau detective pentru principalele operațiuni ale organizației.

Exemple de controale interne din cadrul departamentelor operaționale:

• Departamentul de vânzări: verificări ale ofertelor/prețurilor contractelor cu clienții, verificări ale politicii de discounturi aplicate, corelație între facturi de vânzare și livrarea propriu-zisă a produselor, etc
• Departamentul de achiziții: corelații între NIR și facturi de achiziții, verificări ale discounturilor acordate, etc.
• Gestiunea stocurilor: verificarea costurilor de intrare a stocurilor, verificarea descărcării din gestiune, verificarea faptică a stocurilor versus înregistrări (inventare), etc.
• În această etapă apare nevoia unui controlor financiar (financial controller) care are responsabilitatea de a corela și verifica datele operaționale cu datele financiare, astfel încât să se asigure de corectitudinea informațiilor financiare înregistrare în sistemul de gestiune și în contabilitate.

Exemple de verificări și reconciliere specific realizate de controlorul financiar: 

• analiza discounturilor acordate clienților, 
• analiza bonusurilor acordate agenților de vânzări, 
• verificări ale ofertelor de preturi pentru client (costuri de achiziții/ marje/ discounturi), 
• analiză limite de credit/solvabilitatea clienților cărora vrei să le acorzi termene de plata mai lungi, spre exemplu, astfel încât să asigure recuperabilitatea creanțelor, etc.

Toate aceste activități te ajută să iți controlezi businessul mai bine.

Echipa de Controlling alcătuită din controlori financiari cu roluri focusate pe diferite zone, cum ar fi stocuri, creanțe/discounturi, achiziții, etc) se clădește în timp, pe măsură ce businessul se dezvoltă. 

Daca nu exista încă un rol de coordonare în echipa financiară, acest rol va raporta direct antreprenorului.

Exemplificare simplificata a organigramei unei functiunii financiare:

Pe măsură ce businessul tău crește, clientela și piețele de desfacere se diversifcă, produsele & serviciile oferite devin mai complexe, apare nevoia de o planificare din timp a resurselor financiare. 

Extinderea funcțiunii financiare și a proceselor de care se ocupă apare în mod natural, ca suport pentru planurile antreprenoriale.

Procesul de bugetare și forecast este în general coordonat de controlorul financiar (financial controller). 

Cunoștințele sale financiare, cât și înțelegerea operațională sunt cheie pentru a putea fi liantul dintre planurile departamentelor operaționale și impactul lor financiar (venituri & cheltuieli estimate traduse în Bugetul Contului de Profit și pierdere – P&L). 

Planificarea unei investiții (de ex construcția unei hale, dezvoltarea unei noi linii de business, etc) sau atragerea unor finanțări, toate trebuie să aibă bine fundamentată baza printr-o bugetare și planificare financiară atent dezvoltată, care estimează impactul financiar al diferitelor planuri. Astfel, antreprenorul are datele financiare necesare pentru a lua decizii informate.

În această etapă apare necesitatea mai evidentă a managementului financiar și nevoia coordonării mai bune a proceselor & operațiunilor din zona financiară. Apare astel relevanța rolului de director financiar/CFO. 

Directorul financiar asigură nu numai coordonarea proceselor & operațiunilor financiare din interiorul organizației, dar este în principal partenerul antreprenorului/CEO-ului în ceea ce privește stabilirea strategiilor financiare, direcțiilor de finanțare, stabilirea ofertelor și preturilor către client, etc. 

Directorul financiar ajută activ antreprenorul prin participarea la negocieri cu instituțiile de finanțare, cu principalii furnziori și clienți, asigurând astfel condițiile financiare cele mai favorabile pentru companie în situațiile date.

Acest rol trebuie să asigure buna funcționare a multiplelor procese financiare, spre exemplu:

• conformitate contabilă & fiscală cu reglementările în vigoare, 
• asigurarea calității & corectitudinii raportărilor financiare, 
• crearea unui sistem de indicatori financiari (KPI) & raportări pentru management (Contul de Profit și Pierdere -P&L, Bilanț -Balance Sheet, Situația fluxurilor de trezorerie -Cash flow) care să ajute managementul & antrepreorul să înțeleagă, să urmareasa și să controleze mai bine aspectele cheie ale business-ului,
• funcționarea sistemelor de control intern din zona financiară,
• analiza oportunității investițiilor, 
• implicare activă în zona de suport a funcțiunilor comerciale ale businessului, 
• etc. 

 
Exemplificare simplificata a organigramei unei functiunii financiare:
 

Pe măsură ce businessul se vă dezvoltă și vor fi necesare procese & activități suplimentare pentru a asigura controlul și corectitudinea datelor financiare, echipa financiară va creste și ea în complexitate, cu specialiști în raportare financiară, analiză financiară, controlling pe lângă contabilitate și fiscalitate.

Funcțiunea financiară trebuie să crească și să se dezvolte împreună cu businessul, astfel încât să poată susține managementul atât cu date istorice, analize financiare ale evoluției rezultatelor financiare (vânzări, profit/pierdere, EBITDA, grad de îndatorare, de solvabilitate, etc), dar și cu previziuni financiare, sub formă de bugete, care să estimeze impactul financiar al diferitelor planuri ale antreprenorului.