Probabil că ai auzit că este super mega simplu să faci o afacere: ai nevoie de o firmă, un cont în bancă și gata, ai dat drumul la treabă.
Toate bune și frumoase. Nu sunt aici ca să-ți stric mojo-ul, pentru că știu cum merge lucrurile, dar vin să te bat pe umăr să îți spun că lucrurile nu sunt chiar atât de simple și că o afacere te responsabilizează.
Adică ideea asta că gata, în momentul în care ai SRL-ul, faci bani și nu mai ai nevoie de altceva este … cum să zic, un mit urban. Nu zic că este complicat, ci că trebuie să ai în vedere anumite aspecte pe parcursul activității tale.
E fix ca la o mașină: o mai duci la revizie, îi verifici uleiul, plăcuțele de frână, vezi ce e pe acolo când se aprinde un martor în bord … ai prins unde bat.
Ca să nu te sperii, o să vezi că le luăm pas cu pas.
Exact.
Că nu faci mereu sediul pe 99 ani și nici mandatul de administrator. Recomandarea mea în general este de cel mult 4 ani, pentru că nu știi ce mai apare. Frecvent, la mine durata este de 1 an pentru sediu și un an pentru mandatul administratorului.
Așadar, mi-am pus în calendar când expiră, ca să știu să le reînnoiesc cu o săptămână înainte și să nu am surprize.
Crede-mă că mi s-a întâmplat: mi-a stat așa un pic inima-n loc când am primit o notificare de la ANAF (vine un plic cu un chenar negru, brrr) că trebuie să reînnoiesc pentru că a expirat.
Ah, iar pe lângă faptul că duce la inactivitatea firmei, te mai trezești și cu conturile blocate la bancă pentru că nu e totul la zi.
Iar ultimul lucru pe care ți-l dorești este să vrei să încasezi bani și să nu ai cum.
Not funny, crede-mă.
Eu mă bucur mult că faci mulți bani. Asta ne dorim cu toții.
Problema este că pe măsură ce faci mai mulți bani, dacă atingi un anumit prag, va trebui să plătești TVA.
Ca să înțelegi:
Să spunem că tu facturezi acum serviciile cu 4.000 lei. Mai mult nu te interesează. E o sumă globală, pe aia o pui pe factură și gata.
Când vei deveni plătitor de TVA, vei factura 4.000 lei + TVA. Le calculează programul de facturare pentru tine, nu trebuie să-ți faci griji de asta.
1. Dacă nu le spui clienților tăi că ai devenit plătitor de TVA și nu ai prevăzut asta în contract, vei suporta tu diferența aia.
Exemplu:
4.000 lei + TVA = 4.000 lei + 760 lei = 4760 lei pe care îi vei încasa
4.000 lei (TVA inclus) = încasezi 4.000 lei din care 638.66 lei va trebuie să îi dai către stat
Așadar ieși în pagubă.
2. Din luna imediat următoare când ai depășit plafonul, va trebui să te înscrii ca plătitor de TVA la ANAF.
Ai auzit ceva de 88.500 euro, nu?
Bomboană. Și ai dreptate.
Și te gândești că la cursul EUR/RON de la BNR, nu?
Că doar emiți facturi la cursul BNR, ceea ce înseamnă că atunci când ai făcut tu 88.500 euro, gata. Și mai ai până atunci.
Vin să-ți stric entuziasmul. E 88.500 euro, dar la cursul EUR/RON de la data aderării României la Uniunea Europeană în 2007.
Nici nu mai contează cât era atunci, pe la un 3 lei.
Așa că important este să ții minte pragul de 300.000 lei. Adică vreo 60.000 euro și un pic. Când ai atins pragul de 300.000 lei, știi că de luna viitoare devii plătitor de TVA.
Acum, niște tips & tricks super mega utile:
Nu te juca cu TVA-ul pe ideea că nu te prinde nimeni. Te prinde.
Să știi că banii aia pe care-i încasezi din TVA nu sunt banii tăi de buzunar. Se vor duce către stat la un moment dat.
Vestea bună este că poți să decontezi din TVA, așa că liber la cumpărături (PS: acum te vei uita după firme plătitoare de TVA de la care să cumperi - te voi învăța într-un articol viitor unde verifici asta).
Crede-mă, nu-ți dorești deloc să fii declarat inactiv fiscal.
Dacă ești plătitor de TVA, ți se anulează codul și nu e motiv de bucurie - că vei emite în continuare facturi cu TVA, dar nu vei mai putea deconta.
De cele mai multe ori, devii inactiv fără voia ta.
Adică trebuia să faci ceva ce nu ai făcut.
ANAF are și o listă cu cazurile în care devii inactiv, pe care o găsești aici
Așadar, fii foarte atent să fii în regulă cu toate.
Pentru că nu ești tu și contabilul firmei tale, e bine să verifici că au fost toate declarațiile depuse în mod corect.
Și mai mult ca sigur că nu știai că poți face asta gratuit, așa e?
Dacă intri pe pagina de la ANAF de aici, o să vezi că poți descărca recipisele pentru declarațiile transmise. Tot ce trebuie să faci este să introduci CUI-ul firmei (Codul Unic de Identificare) și voila, se produce magia.
Spun că e important să te asiguri, măcar trimestrial că ai toate declarațiile depuse pentru că se întâmplă uneori să existe neînțelegeri, anumite persoane să nu ducă la îndeplinire niște obligații și să te trezești că devii inactiv fără voia ta.
Și mai mult, mai vine apoi și statul și zice că nu ai plătit la timp. Pai na, ce să plătești dacă nu știai cum?
Îți recomand să ai un registru al tău (excel, Notion, Word, orice) în care să treci toate contractele pe care le ai, fie de colaborare, fie de muncă.
De ce e important? Pentru că uiți să închizi anumite contracte, te iei cu altceva și nu mai trimiți un acord de încetare etc.
Sau poate că angajatul tău nu a mai venit într-o zi la muncă, te-ai luat cu altele, ai uitat să îi încetezi contractul în REVISAL și vei plăti în continuare contribuțiile. Not funny.
Super tip: să știi că le poți ține și în format .pdf (scanat) la tine în calculator ca să le ai pe toate la un click distanță când ai nevoie.
Mă interesează mai puțin că ești asociat unic și tu centrezi și tu dai cu capul sau asociat alături de încă cineva.
Trebuie să le ai pe toate în ordine: modificare de sediu, puncte de lucru, repartizare dividende, aprobare de situații financiare etc.
Știu că în general nu te interesează asta pentru că le-o pasezi contabililor, dar nu este treaba lor să-ți facă ție aceste documente.
Da, situațiile financiare se aprobă de către tine în fiecare an. Adică nu doar semnezi un bilanț ca să-l depui la ANAF. Nope, aprobi mai înainte.
Pentru că acestea trebuie să se ”pupe” la final de lună cu situația ta contabilă și să dea cum trebuie.
Știu că bonurile fiscale nu se mai văd după o perioadă, de aceea îți recomand să le faci o poză, sau să le scanezi și să le pui într-un folder separat.
Fii ordonat! Nu le trimite către contabil așa alandala. Trebuie să ai și tu o oglindă a tuturor documentelor care există în firmă, respectiv:
Am mai spus-o și o voi mai repeta: semnătura digitală este un must-have și te costă extrem de puțin (aproximativ 40 euro pe an).
Îți recomand din start să iei pentru tine o semnătură electronică pe persoană fizică (adică pe bază de CNP) și să o folosești în mod constant peste tot. Adică în relație cu toate instituțiile și poți semna chiar și contractele de colaborare.
Dacă vrei să îi dai una și contabilului tău, ca să depună declarațiile și bilanțul, ai grijă să fie prevăzut în contract acest aspect, iar recomandarea mea aici este să iei o semnătură pe firmă, nu pe persoană fizică.
Sigur, mai poți să mai faci și împuternicire la notar pentru contabil, dar în ultima vreme e mai ușor să transmiți tokenul. O să discutăm pe larg despre cele mai bune practici în acest caz, așa că ține aproape.
În ambele situații, recomandarea mea fermă este să iei o semnătură pe 3 ani. Ca să nu te doară capul. Și să pui un reminder în calendar când trebuie să o reînnoiești.
Poți fi și un pic mai paranoia, așa ca mine, și să ai 4 semnături în 4 locuri diferite (2 fizice și 2 în cloud)
Te rog să fii atent la scrisorile fizice pe care le primești în cutia poștală.
Poate că le treci cu vederea și le pui grămadă acolo cu alte oferte pe care vrei să le ignori, dar nu e bine să o faci.
Dacă ai sediul la altcineva acasă, spune-le să nu ignore corespondența și să ți-o trimită de fiecare dată când primești ceva
Dacă ești la un sediu de avocat, neapărat să ai cu ei o procedură de corespondență, care e extra față de costul cu găzduirea
De ce să fii atent? Pentru că acolo primești notificări de la autorități, comunicări oficiale, chemări în judecată etc
Când îți zice banca să te duci să actualizezi datele (de obicei în fiecare an), du-te, pentru că altfel te vei trezi cu conturile blocate.
Dacă știi că structura ta e mai complicată (ai asociați persoane juridice străine, e nebunie mare cu beneficiarul real & co), apucă-te din timp de toată procedura asta pentru că poate dura ceva
Am clienți unde demarez procesul cu 2 luni înainte, pentru că până vin documentele, până le legalizăm & co - durează.
Ți-am spus de la început: o firmă se face super mega repede și îi dai bice imediat.
Vreau să faci și să scalezi afacerea cât de repede poți.
Însă trebuie să devii responsabil și să fii atent la toate aspectele administrative, nu doar să te concentrezi pe business. Dacă ajungi cu firma în inactivitate, nu mai ai niciun business.
O să vezi în timp că toate astea îți vor intra ”în sânge” și vei ajunge să ai foldere pe categorii cu fiecare în parte, ca și cum ai face asta de-o viață.
Am lucrat cu +4000 antreprenori până în prezent și pot să-ți spun că această organizare le-a adus o claritate și o stare de liniște care i-a ajutat să se concentreze pe ce contează cu adevărat
Așa că știi ce ai de făcut: apucă-te din timp, pune-le în ordine și uită-te cum afacerea ta
Ana-Maria Udriște
Sunt antreprenor cu background juridic, jonglez cu tehnologia și lumea digitală și sunt aici să te ajut să iei cele mai bune decizii pentru afacerea ta.
Am lucrat cu +4000 de freelanceri și antreprenori care fac peste 100K euro / an cu un singur obiectiv: să muncească cât vor, de unde vor și cum vor. Îmi place să explic lucrurile pe înțelesul tău, sunt pasionată de fitness și scriu despre business și viață în mod constant.
