Nevoia de numerar pentru businessul tău: previziuni și unelte

Este ca și cum ai conduce noaptea cu farurile stinse. A avea o proiecție robustă de cash flow este ca și cum aprinzi faza lungă și, deodată, vezi spre ce te îndrepți, poți evita obstacolele și poți chiar depăși pe ceilalți care conduc în beznă.

În acest articol, vom explora în detaliu cum poți previziona nevoia de cash a afacerii tale, importanța acestei practici și modul în care tehnologia modernă poate simplifica acest proces crucial.

Previziunea de cash flow este un instrument esențial în trusa de unelte a managementului financiar al oricărei companii. Aceasta permite:

• Planificarea strategiei de afaceri: Înțelegerea fluxurilor de numerar viitoare ajută la luarea deciziilor strategice, cum ar fi extinderea pe noi piețe, lansarea de produse sau servicii noi sau reducerea costurilor (și nu doar cu dobânda).
• Gestionarea lichidității: Asigură că afacerea are suficient numerar pentru a-și onora obligațiile financiare la timp, evitând penalitățile sau deteriorarea relațiilor cu furnizorii.
• Evaluarea viabilității proiectelor: Te ajută să determini dacă proiectele sau investițiile planificate sunt sustenabile din punct de vedere financiar.

1.    Îmbunătățirea relației cu banca finanțatoare

• Transparență financiară: O previziune detaliată arată băncii că ai o înțelegere profundă a situației financiare a afacerii tale.
• Negocierea termenilor favorabili: Demonstrarea capacității de rambursare poate conduce la obținerea unor condiții de finanțare mai avantajoase.
• Acces rapid la finanțare: Băncile sunt mai dispuse să acorde credite companiilor care prezintă previziuni financiare solide.

2.    Prevenirea problemelor de lichiditate

• Anticiparea deficitelor de numerar: Permite identificarea perioadelor în care afacerea ar putea rămâne fără numerar suficient, astfel încât să iei măsuri proactive.
• Planificarea plăților: Ajută la gestionarea plăților către furnizori și creditori pentru a menține o bună relație de afaceri.

3.    Optimizarea investițiilor și cheltuielilor

• Alocarea eficientă a resurselor: Prin cunoașterea fluxurilor de numerar viitoare, poți decide unde să investești pentru a obține cel mai bun randament.
• Controlul costurilor: Identificarea zonelor cu cheltuieli excesive sau inutile.

4.    Planificare pentru creștere și extindere

• Evaluarea capacității de finanțare a proiectelor noi: Asigură că ai resursele necesare pentru a susține noi inițiative.
• Gestionarea riscurilor: Te ajută să înțelegi impactul diferitelor scenarii economice asupra afacerii tale.

În mare, o previziune robustă a cash flow-ului trebuie să fie compusă din două părți esențiale. Acestea țin cont și includ toate elementele care ar putea influența pozitiv sau negativ fluxurile viitoare de numerar.

1. Sumele de încasat și sumele de plată născute din tranzacții trecute

Acestea reprezintă orice sume pe care societatea le are de încasat sau de plătit la momentul actualizării proiecției de cash flow. Aceste sume sunt generate de tranzacții care au avut deja loc, dar a căror decontare în numerar se va realiza într-un moment viitor. Exemple de astfel de elemente sunt:

• Creanțe comerciale (sume de încasat): Reprezintă sumele datorate de clienți pentru bunurile sau serviciile deja furnizate.
• Datorii comerciale (sume de plătit): Reprezintă sumele pe care compania le datorează furnizorilor pentru bunurile sau serviciile deja primite.
• Datorii bancare: Reprezintă principalul de rambursat (în rate sau integral) și dobânzile de plătit către banca finanțatoare.
• Taxe: Reprezintă orice taxă datorată de societate, cum ar fi taxele pe salarii, impozitul pe profit, TVA-ul de plată sau de recuperat etc.
• Alte sume de încasat sau de plătit în viitor, izvorâte din tranzacții trecute.

Când aceste elemente sunt transformate în proiecție de cash flow, ele oferă o viziune pe termen scurt (2-3 săptămâni) asupra fluxurilor viitoare de numerar.

2. Veniturile și cheltuielile generate de tranzacțiile viitoare, care se vor transforma în cash

Dacă dorim să avem o previziune pe câteva luni în viitor, este necesar să suplimentăm sumele calculate la punctul anterior cu fluxurile de numerar care vor fi generate de venituri și cheltuieli viitoare, aferente tranzacțiilor comerciale care încă nu s-au întâmplat. Exemple de astfel de elemente sunt:

• Proiecții de venituri: Estimarea veniturilor viitoare bazate pe tendințe istorice, activități de marketing planificate și condiții de piață (buget sau forecast).
• Proiecții de cheltuieli viitoare: Incluzând cheltuieli cu materiile prime și ambalajele, servicii, salarii și alte costuri anticipate.
• Valoarea investițiilor viitoare planificate: Sumele pe care planificăm să le investim pentru achiziția de mijloace fixe, active necorporale, achiziția altor  companii (M&A) etc.

1.    Colectarea datelor

• Extrage datele financiare: Obține o listă actualizată a tuturor creanțelor și datoriilor din sistemul contabil.
• Verificarea exactității datelor: Asigură-te că toate tranzacțiile sunt înregistrate corect și că nu există erori sau omisiuni.

2.    Analiza detaliată a creanțelor

• Segmentarea clienților: Clasifică clienții în funcție de istoricul de plată și risc.
• Estimarea timpului de încasare: Pentru fiecare client, estimează când este probabil să primești plata.
• Ajustarea pentru creanțe îndoielnice: Recunoaște că nu toate creanțele vor fi încasate și ajustează previziunile în consecință.

3.    Analiza detaliată a datoriilor

• Identificarea termenelor de plată: Notează datele scadente pentru fiecare datorie.
• Prioritizarea plăților: Determină care plăți sunt critice și care pot fi amânate, dacă este necesar.

4.    Construirea calendarului de flux de numerar

• Crearea unui grafic: Într-un format calendaristic, plasează toate intrările și ieșirile de numerar estimate.

1.    Elaborarea proiecțiilor de vânzări

• Analiza istorică: Studiază tendințele de vânzări din perioadele anterioare.
• Factori de sezonalitate: Ia în considerare fluctuațiile sezoniere care pot afecta vânzările.
• Planuri de marketing și vânzări: Integrează campaniile de marketing planificate și obiectivele de vânzări.
• Condițiile economice și de piață: Evaluează cum pot influența factorii macroeconomici vânzările tale.

2.    Estimarea cheltuielilor viitoare

• Cheltuieli fixe: Identifică cheltuielile recurente, cum ar fi chiria, salariile, utilitățile.
• Cheltuieli variabile: Estimează cheltuielile care fluctuează în funcție de nivelul activității, cum ar fi costurile materiilor prime.
• Investiții de capital: Planifică achizițiile mari de echipamente sau alte active.

3.    Analiza factorilor externi

• Schimbări legislative: Anticipează modificările care ar putea afecta costurile sau veniturile.
• Concurența: Evaluează acțiunile concurenților care ar putea influența cota ta de piață.
• Fluctuațiile ratei de schimb: Dacă operezi în valută, ia în considerare riscurile valutare.

4.    Construirea scenariilor

• Scenariul optimist: Proiecții bazate pe cele mai favorabile condiții.
• Scenariul realist: Proiecții bazate pe așteptări moderate și cele mai probabile rezultate.
• Scenariul pesimist: Proiecții bazate pe condiții nefavorabile sau provocări neașteptate.

5.    Integrarea previziunilor în cash flow

• Crearea unui grafic: Într-un format calendaristic, plasează toate intrările și ieșirile de numerar estimate, adăugându-le la cele identificate în etapa anterioară privind tranzacțiile comerciale trecute.

Adunând aceste două surse de informații cu privire la fluxurile viitoare de numerar, poți construi un model robust de previzionare. În plus, modelul se poate întinde pe perioada pe care ai nevoie să o vizualizezi în viitor, dacă veniturile și cheltuielile viitoare estimate acoperă întreaga perioadă.

Crearea modelului de calcul descris în prima parte a articolului poate fi dificilă și consumatoare de timp dacă este realizată într-un fișier Excel. Actualizarea constantă a datelor, gestionarea formulelor complexe și evitarea erorilor umane pot deveni o provocare majoră. De aceea, recomandăm implementarea unui sistem software modern care automatizează acest proces de calcul, oferind eficiență și acuratețe sporită. Principalele avantaje ale implementării și utilizării unui astfel de sistem software sunt urmatoarele:

1.    Eficiență și economie de timp

• Actualizare automată a datelor: Softurile financiare pot sincroniza datele direct din sistemele contabile, eliminând necesitatea introducerii manuale.
• Raportare instantanee: Generează rapoarte și analize în timp real, permițând decizii rapide.

2.    Acuratețe sporită

• Eliminarea erorilor umane: Automatizarea reduce riscul de erori de calcul sau introducere a datelor.
• Validare și verificare: Multe aplicații au funcții integrate de verificare a consistenței datelor

3.    Analize avansate și predicții inteligente

• Modelare și simulare: Permite testarea diferitelor scenarii și analiza impactului asupra fluxului de numerar.
• Inteligență artificială și machine learning: Unele aplicații folosesc algoritmi avansați pentru a îmbunătăți acuratețea previziunilor pe baza datelor istorice și a tendințelor.

4.    Colaborare și accesibilitate

• Platforme cloud: Asigură accesul la informații de oriunde și oricând, facilitând munca în echipă.
• Partajarea ușoară a informațiilor: Rapoartele pot fi partajate rapid cu părțile interesate, inclusiv cu banca finanțatoare.

5.    Integrare cu alte sisteme

• Sisteme ERP și CRM: Integrarea cu alte sisteme de management al afacerii oferă o perspectivă holistică asupra performanței financiare.

6.    Costuri reduse pe termen lung

• Optimizarea resurselor umane: Personalul financiar poate dedica mai mult timp analizelor strategice decât sarcinilor administrative.
• Evitarea pierderilor financiare: Prin previziuni mai precise, poți evita costurile asociate cu deficitele de numerar neașteptate.

Tehnologia modernă oferă instrumente puternice care simplifică procesul de previzionare, reduc erorile și îți oferă încrederea necesară în relația cu partenerii financiari. Într-o lume a afacerilor în continuă schimbare, capacitatea de a anticipa și de a te adapta este esențială. Investind timp și resurse în previzionarea cash flow-ului, îți protejezi afacerea și îi asiguri un viitor profitabil și cât mai puține griji.