Armele digitale ale unui antreprenor performant

Fiindcă vara este, de obicei, acea perioadă din an când chiar și antreprenorii mai reușesc să se relaxeze, să-și ia niște zile libere în care să își încarce bateriile, acest articol este dedicat uneltelor cu care antreprenorul poate să-și facă zilele mai ușoare, fie ele de lucru, fie de concediu. Încep prin a preciza că știm cu toții că, pentru o vacanță adevărată, trebuie să te deconectezi de la business și de la emailuri și mesaje, însă sunt momente când acest lucru nu este posibil. Nu este sănătos, dar uneori chiar este nevoie de intervenția ta ca antreprenor. Și chiar dacă nu este, parcă te simți mai liniștit având cu tine uneltele potrivite.

Tehnologia ne-a atras dintotdeauna, încă de la apariția primelor calculatoare personale. Mergeam, ca tineri elevi sau studenți, unii la alții în vizită cu unitatea centrală, știind că gazda are tastatură, mouse, monitor și boxe. De internet nu prea se punea problema, era în cel mai bun caz dial-up și era scump – atât ca abonament cât și din punct de vedere al consumului de „impulsuri” (un „impuls” era de obicei un minut de conversație și era scump pentru acele vremuri). 

Fie că aveai de lucru, fie că mergeai să te joci, fie că aduceai muzică pe hard disk, te plimbai cu unitatea centrală în tramvai, în troleu, în mașină. Așa se făcea pe atunci „mobility” și tuturor li se părea absolut normal. Singurul lucru la care trebuia să ai grijă era să nu scuturi prea tare unitatea centrală, să nu se distrugă hard disk-ul. În rest, nu aveai nevoie de nimic, decât de multe cabluri.

Da, tuturor ne-ar fi plăcut să avem laptopuri, însă prețul unui laptop era egal cu prețul unei mașini așa că nu prea renta. Și de aici pornim discuția: dacă apare un gadget frumos, chiar ai nevoie de el? Cum justific dacă am nevoie de el? 

Cel mai simplu răspuns vine cu o întrebare: ce venit suplimentar îmi poate genera acest gadget? Sau ce reduceri de costuri îmi poate genera acest gadget? Pe scurt, ce impact are în profitul și în cashflow-ul firmei acest gadget? Însă această analiză este una subiectivă, întrucât sunt foarte mulți factori ce pot influența impactul tehnologiei în business-ul firmei. Da, vrei un laptop ultra-subțire, cu timp mare de baterie, cu ecran cu rezoluție mare și pe care să poți să și lucrezi, dar     și să vezi filme 4K cu un sunet deosebit și eventual să te și joci! Chiar există astfel de laptopuri, dar fii pregătit să îți deschizi larg buzunarele. 

Sunt laptopuri de 5000 de EUR, dar poate că unul de 2500 EUR îți poate satisface nevoile. Iar cu ceilalți 2500 EUR dai drumul la o campanie ce îți generează vânzări suplimentare de 10.000 EUR. Aici trebuie să ai destule informații ca să te joci cu cifrele. În cele ce urmează, voi încerca să detaliez câteva trucuri pentru a identifica cel mai bun balans între „îmi place”, „îmi trebuie” și „îmi permit”.

Prima întrebare este dacă va fi PC/iMac clasic – unitate, monitor, tastatură, mouse și alte periferice – sau laptop (cu sau fără periferice). Dacă pe vremuri un laptop costa mai mult decât un PC/iMac clasic, astăzi prețurile sunt echivalente ba uneori PC-urile depășesc prețurile unor laptopuri, pe configurații similare. Avantajul unui sistem clasic de obicei este configurabilitatea (nu și la iMac, acolo nu configurezi nimic); practic, odată achiziționat, poți adăuga componente, înlocui componente, cu aceeași carcasă poți „trăi” 7-10 ani fără niciun stres. 

MSI PANO Series PC case, MSI Press Photos, sursa: aici 

Laptop ul are avantajul uriaș al mobilității – îl poți duce oriunde, iar bateria rezistă, de obicei, chiar și o zi întreagă, astfel încât poți lucra de oriunde. Totuși dacă vrei ca angajații să nu își ducă munca acasă sau în locuri publice (de exemplu, dacă ai un business ce lucrează cu informații sensibile), laptopurile nu reprezintă o soluție. 

Un alt mare avantaj al laptopului este că îi poți „atașa” un docking station cu care să îl legi la toate perifericele posibile – tastaturi, mouse-uri, monitoare, căști sau convertoare digital-analogic (DAC-uri) etc. Foarte multe businessuri optează pentru această soluție, folosind docking station-uri terțe care nu vin neapărat de la producătorul laptopului. Chiar dacă ai un laptop cu doar două porturi USB-C, o astfel de soluție îți permite să „accesezi” nenumărate alte porturi.

Logi Dock, o soluție all-in-one cu butoane pentru controlul meeting-urilor și cu difuzoare incluse. Foto: Business Wire, via Logitech Newsroom 

A doua întrebare se referă la sistemul de operare/ platforma ce va rula pe laptopul sau PC-ul ales. Există două ecosisteme mari: ecosistemul Personal Computer (divizat și el în Windows/ Linux) și ecosistemul Apple/ Mac OS. De obicei, când alegi un ecosistem, este bine să rămâi în acel ecosistem cu toată infrastructura de PC-uri, întrucât costurile de operare ale unor tehnologii mixte cresc semnificativ. De ce? Păi și dacă vorbim de o firmă mică – 10 sau 20 de calculatoare – poți obține discount-uri la achiziția unui număr mai mare de calculatoare, iar suportul și mentenanța costă mai puțin dacă o externalizezi, deoarece firma de IT nu va fi nevoită să îți aloce specialiști diferiți pentru tehnologii diferite. Firmele care au „specialiști” care se pricep la de toate – configurează VPN, instalează imagini standard de sisteme de operare, schimbă uleiul la mașină și montează aere condiționate – sunt firme de ocolit.

Cea mai mare platformă, cu cel mai mare ecosistem de aplicații și cu cea mai bună diversitate de dispozitive, este pe departe Windows. Ajuns la varianta Windows 11, sistemul de operare este stabil, rapid și eficient. Windows se integrează acum nativ cu cloud-ul, mai precis cu platforma Azure de la Microsoft, prin abonamentul Microsoft 365 (pentru gospodării sau pentru businessuri). Da, experiența de configurare a cloud-ului Microsoft de pe PC este destul de greoaie, mult sub experiența configurări Apple Cloud sau Google Workspace, însă odată configurat, integrarea este extrem de simplă: directoarele de OneDrive (serviciul de fișiere din Microsoft 365) apar ca directoare normale pe laptop. Practic, lucrezi în cloud ca și cum ai lucra pe PC-ul tău propriu. Avantajul? Dacă laptopul se strică, se pierde sau este furat, pur și simplu iei alt laptop, te loghezi cu contul tău și toate documentele îți sunt dintr-o dată la îndemână.

Microsoft Surface Pro, Microsoft Press Images, sursa

Foarte tare vine însă din urmă ecosistemul Apple, ce are avantajul look & feel. Oricât au încercat producătorii de laptopuri să creeze alternative viabile pentru look & feel-ul dispozitivelor Apple, nu au reușit. Pur și simplu, un Macbook se simte „altfel”. Chiar dacă sistemul de operare nu permite interfața „touch” a Windows și chiar dacă se bazează foarte mult pe comenzi de tastatură, un Macbook face diferența de la prima întâlnire. Da, marele avantaj al dispozitivelor Apple este calitatea și imaginea. Știu, așa cum nu haina face pe om, nici laptopul nu ar trebui să spună ceva despre calitatea businessului, însă o primă impresie ia cam șapte secunde să fie formată. Nu ai a doua șansă la o primă impresie, deci așa cum te îmbraci potrivit pentru o întâlnire, așa și laptopul contribuie la imaginea ta de om de business. Dar revenim la subiectul „imagine” imediat.

Ecosistemul Apple, Apple Newsroom, sursa

Linux este sistemul de operare preferat mai mult de către oamenii tehnici și dezvoltatori. Este configurabil, modular, poți să te „joci” direct în sursa sistemului de operare (dar nu prea o face nimeni în mod real). Avantajul este că poți să îl faci să funcționeze excelent pe configurații hardware slabe, ceea ce îl face apreciat de dezvoltatorii care au nevoie să scoată maximum dintr-un dispozitiv. În rest, deși au trecut mulți ani, sistemul de operare și distribuțiile sale nu sunt deloc ușor de utilizat. Rămâne însă o alternativă bună atunci când bugetul pentru infrastructura IT este limitat. 

O mare greșeală pe care o văd la multe firme este că achiziționează laptopuri slabe sau destinate uzului casnic (cu sau fără sistem de operare). Pentru cei cu buget restrâns, există soluția așa-numitor dispozitive refurbished – foste laptopuri sau PC-uri folosite în corporații, vândute de acestea după trei-patru ani de utilizare, având componente înlocuite și scoase din nou la vânzare.

În România, acest canal de distribuție este unul destul de mare, iar laptopurile refurbished vin cu configurații puternice și arată foarte bine. Am revenit la subiectul „buget” fiindcă am început cu el, spunând că decizia de achiziție se ia găsind balansul potrivit între „ce-mi place”, „ce am nevoie” și buget. 

Diverși angajați din firmă au nevoi diferite. Poate la contabilitate sau operațiuni merge să iei un laptop de 15 inch, cea mai vândută diagonală din România. Însă nu și pentru angajații care se întâlnesc cu clienți sau cu parteneri. Este un moment foarte ciudat când într-o întâlnire scoți un urs de 15 inch și 20 de kg și îl trântești pe masă. E ok să o faci dacă ești om tehnic și ai adus un workstation ca să demonstrezi cum funcționează o aplicație sau o tehnologie. Nu mai este OK dacă ești om de vânzări și pui pe masă un cazan de laptop.

Și repet: nu ține de buget să găsești un laptop care să arate OK pentru cei de la vânzări. Dacă nu prinzi un deal bun în retail sau la vânzătorii de tehnologie, cu siguranță poți găsi un deal bun pe canalul de refurbished. 

Nu tăia aripile oamenilor de vânzări din zgârcenie fiindcă nu vor reuși să vândă mai nimic dacă scot cazane pe masă la întâlniri. 

Una dintre cele mai mari probleme ale ecosistemului actual IT este trecerea de la un sistem de licențiere perpetuă la un sistem de „pay-as-you-go” sau abonament. Abonamentele fiind destul de ieftine, mulți au cumpărat softuri de care aveau și nu aveau nevoie, iar acum nici nu mai știu neapărat pe ce dau banii.

Eram la un audit de protecție a datelor personale la o companie din domeniul advertising, și într-o oră, am găsit peste 20 de abonamente la diverse servicii, mai mult sau mai puțin folosite. Riști să pierzi foarte rapid controlul dacă nu implementezi ceea ce se numește Software Asset Management (SAM). Un software SAM îți „auditează” infrastructura, vede ce soft-uri folosești, cât de des, și găsește ce licențe ai pentru fiecare. Așa poți înțelege dacă plata abonamentelor este justificată sau nu.

Afirmația de mai sus, că trecerea de la licențiere perpetuă la abonamente este o problemă mare a ecosistemului IT, poate părea șocantă. Da, licențele perpetue costau mult mai mult și pentru români deseori erau intangibile, însă nu găseai 30-40 de aplicații într-o firmă mică. Aceste aplicații trimit date peste tot și cresc riscurile de cybersecurity și de data breach într-o firmă. 

Dar să revenim la ce software ne trebuie. În primul rând, este obligatorie securitatea infrastructurii IT. Aici vorbim despre limitarea accesului la dispozitiv și date, antiviruși/antimalware pentru business (nu pentru utilizare domestică), software de back-up și software de criptare a hard-disk-urilor. Windows bifează cu succes toate aceste cerințe – accesul se face cu cont/parolă sau autentificare biometrică, se permite limitarea accesului la date și informații în funcție de privilegiile contului, vine cu antivirus integrat (nu unul dintre cei mai buni), Microsoft 365 asigură back-up-ul datelor prezente pe directoarele de cloud și criptarea hard-disk-urilor se face prin tehnologia BitLocker, integrată în Windows. Linux are module ce permit autentificarea biometrică și limitarea accesului la date este nativă, dar nu vine preinstalat cu antivirus sau cu software de criptare a datelor. Dispozitivele Apple au autentificare biometrică, back-up în cloud-ul Apple, criptarea hard-disk-ului cu soluția FileVault integrată, dar antivirusul se achiziționează separat.

Urmează alegerea software-ului de productivitate. Există două mari platforme și câteva mai mici. Cele două mari sunt:

• Microsoft 365 ce include toate aplicațiile Microsoft Office;
• Google Workspace ce incluse aplicații similare Microsoft Office.

Printre cele mici merită menționată suita open-source (deci gratuită) OpenOffice, destul de utilizată în România. Avantajul platformelor mari de la Microsoft și Google este că, pe baza unui abonament anual sau lunar, permit accesul la toate aplicațiile și serviciile plus back-up-ul datelor în cloud, astfel încât nu rămâi dependent de device dacă acesta se strică sau este furat.

Dacă vă întrebați dacă oare aveți nevoie de CRM sau nu, aveți aici un articol care să vă ghideze, tot pe blogul ING. 

În rest, sunt milioane de servicii și aplicații disponibile care vă pot ajuta în diferite moduri. Alegeți-le cu grijă, deoarece orice aplicație sau serviciu utilizat vă „consumă” niște resurse – monetare, hardware, timp. Orice investiție ar trebui să vă ajute – să vă crească veniturile, să vă scadă costurile sau să vă dea înapoi ceva timp.

Trecut-au vremurile în care regăseai pe anunțurile de job-uri „beneficii: laptop și telefon mobil”. Telefonul mobil nu doar că nu mai este un beneficiu, angajații nu mai vor să îl folosească și vor să își folosească telefonul personal și pentru job. Pe de-o parte, fiindcă telefonul a devenit un accesoriu personal, pe care îl „aranjezi” cum vrei tu: îi adaugi aplicații, carcasă, folie, accesorii. 

Pe de altă parte, aceasta duce însă la riscuri mari în zona de cybersecurity și protecție a datelor personale. Un telefon neprotejat pe care se descarcă mail-urile de business este un vis pentru hackeri. Iar dacă instalezi softuri de Mobile Device Management ce permit controlul de la distanță al telefonului, riști să intri adânc în viața personală a angajatului. La ora actuală există două abordări:

• Obligativitatea utilizării telefonului mobil de firmă în scenarii de business. Astfel, doar pe acesta se pot descărca informații de business, nu este conectat la serviciile de cloud pentru consumatori, ci doar la cele de business și este administrat de la distanță (instalare update-uri, ștergere remote etc). Exact ca un laptop.
• Crearea unei politici de tip BYOD – Bring Your Own Device. Angajatului i se permite să utilizeze dispozitive personale (chiar și laptop) în scenarii de business, cu câteva condiții: administrare de la distanță (dar doar după realizarea unui Data Protection Impact Assessment, conform GDPR, pentru a stabili clar limitele soluției de administrare de la distanță), interzicerea instalării unor aplicații sau servicii de mare risc, update-uri continue etc. 

Prima soluție presupune costuri mai mari, în timp ce a doua presupune riscuri mai mari (și costuri mari, dacă mergem cu soluții Mobile Device Management). 

Cum alegem telefonul mobil potrivit? Din nou, în funcție de rol – nu fiți zgârciți cu calitatea telefonului pentru persoanele ce lucrează cu clienții. Vestea bună este că acum telefoanele arată similar, nu prea îți mai dai seama de brand, așa că poți găsi deal-uri destul de bune la operatorii de telefonie mobilă. Telefonul trebuie să permită autentificarea biometrică, criptarea integrală a datelor și administrare de la distanță ca să poți da remote wipe dacă telefonul este furat. 

Încep prin a spune că există multe IOT-uri de business, industriale sau non-industriale. Autoturismul în sine este un exemplu de IOT (Internet of Things) care trimite date în zeci de direcții – către producătorul auto, către asigurător, către producătorii unor componente etc. Cu cât este mai modernă mașina, cu atât mai mari sunt riscurile privind expunerea datelor personale. Ultimele modele vin și cu selfie cams – sunt curios ce se întâmplă dacă „accidental” acestea se pornesc când mașina se află într-o deplasare de business și oamenii discută ca și cum ar fi în birou. O să râdeți dar da, parte a analizei de conformitate GDPR a clienților noștri noi analizăm și ce parc de mașini au pentru a vedea pe unde se duc datele autoturismelor.

Dar nu despre aceste IOT-uri voiam să vorbesc, ci despre cele care sunt legate de sănătate – ceasuri inteligente și brățări inteligente. Multe companii aleg să ia și astfel de dispozitive angajaților pentru ca aceștia să își monitorizeze constant anumite funcții vitale. Un angajat bolnav are impact negativ în business, iar prevenția este mai ieftină așa că merită să luați astfel de IOT-uri angajaților. 

Aveți însă mare grijă să nu descărcați voi, ca antreprenori, datele din aceste IOT-uri. Ele toate sunt date cu caracter special, conform articol 9 GDPR, iar accesul la ele este o gravă încălcare a intimității și duce la amenzi uriașe. 

Noile dispozitive de business vin cu „AI integrat” – mai mult un termen frumos de marketing, fiindcă PC-urile, laptopurile, telefoanele mobile sau IOT-urile nu au puterea de calcul necesară multiplelor procesări cerute de un algoritm AI. De aceea, „AI-ul integrat” se conectează și cu diverse soluții de cloud care ajută la prelucrări.

Microsoft a venit cu abordarea Copilot+ pentru PC-uri și laptopuri, dar imediat s-a lovit de probleme de încălcare a intimității la tehnologia Recall, care inițial nu era proiectată să asigure protecția datelor salvate. Apple a anunțat Apple Intelligence pentru dispozitivele sale, subliniind că nu au aceleași probleme ca Microsoft deși anumite date ajung în cloud – lucru pe care l-am tratat în articolul din link-ul precedent. Diverși producători de hardware integrează și ei AI în dispozitivele lor.

La ora actuală, firmele trebuie să exploreze diversele tehnologii AI și să cerceteze cum pot, într-un mod inteligent, sigur și etic, să obțină informații-cheie din datele pe care le au. Totuși, nu sunt de acord că ai nevoie de AI cu orice preț și am precizat în mod repetat acest lucru. 

Să explorezi AI nu înseamnă să îi dai drumul în producție imediat. De aceea, recomand oprirea tuturor funcțiilor de AI pe dispozitivele achiziționate recent și testarea lor în medii controlate, înainte de a le reactiva. 

Tehnologia se schimbă și noi ne schimbăm odată cu ea. În general, un antreprenor are nevoie de laptop, telefon mobil și software-uri cu care să își facă treaba. La fel și angajații săi. Observați că nu am vorbit nimic despre echipamente hardware de securitate precum      routere, firewalls, switch-uri sau despre servere.

Asta pentru că, la ora actuală, cred că un antreprenor din zona de servicii se poate descurca doar cu laptopuri conectate prin internet la diverse servicii cloud. De atâta ai nevoie pentru a fi productiv, există scenarii când ai nevoie de date, servere și echipamente la tine în curte, în general, câteva laptopuri și telefoane conectate la serviciile esențiale de cloud își fac treaba. Și aceasta este o evoluție frumoasă a tehnologiei.