După destul de mult timp – acesta ar fi răspunsul pe scurt. Este o realitate pe care trebuie să o știi, ca să iei decizii în cunoștință de cauză, dar care nu trebuie să te descurajeze. Dacă vei înțelege mecanismele pe care trebuie să le urmărești pentru a ajunge de la idee la bani nerambursabili în cont, vei putea să îți planifici resursele și obiectivele astfel încât afacerea ta să crească sănătos cu granturi.
Cum faci asta? Explic mai jos:
Afacerea ta are multe nevoi din zona cheltuielilor de acoperit: cheltuieli operaționale (de ex: salarii, chirii, utilități), cheltuieli de marketing, cheltuieli cu investițiile (de ex: echipamente, construcții, digitalizare, eficiență energetică) cheltuieli cu dezvoltarea și inovarea și lista continuă. Gândește-te care sunt strategice pentru afacere și începe să cauți surse de finanțare (ai în foaia noastră de bord mai multe informații și linkuri utile pentru acest pas). După ce ai identificat o sursă de finanțare și ai evaluat dacă ești eligibil sau nu (singur sau împreună cu un consultant – ai mai multe detalii despre cum alegi consultantul aici), începe să îți dezvolți proiectul.
Odată ce știi la ce rezultate vrei să ajungi, analizează ce trebuie să faci ca să le obții și de ce resurse financiare ai nevoie. Pune-le într-un buget.
În orice proiect există cheltuieli eligibile (cheltuieli pe care finanțatorul public poate să le deconteze dintr-un program de finanțare, conform regulilor proprii) și cheltuieli neeligibile (cheltuieli necesare pentru atingerea rezultatelor unui proiect, dar care nu se află pe lista cheltuielilor pe care finanțatorul își propune să le deconteze – spre exemplu taxa pe valoare adăugată deductibilă). În cazul în care proiectul este finanțat, va trebui să suporți și cheltuielile neeligibile din sursele tale proprii (din cash-ul companiei sau împrumuturi).
În general, nu vei putea deconta din liniile de finanțare nerambursabilă valoarea completă a cheltuielilor eligibile. La bugetul eligibil al unui proiect va trebui să aduci un aport minim care în general variază între 10 – 70% din valoarea cheltuielilor eligibile. Există situații când cei care pot să își asume o cofinanțare mai mare primesc punctaj suplimentar la evaluare și au mai multe șanse să primească finanțarea nerambursabilă. De regulă, cofinanțarea poate fi constituită doar în bani (aportul în natură este rar). În cazul multor linii de finanțare va trebui să demonstrezi că ai resursele financiare aferente contribuției proprii - fie printr-un contract de credit, fie printr-un extras de cont - când vei semna contractul de finanțare.
Cofinanțarea nu poate acoperi doar anumite cheltuieli – adică nu poți să asiguri salariile dintr-un proiect din contribuție proprie și să folosești asistența financiară nerambursabilă pentru echipamente. Pentru fiecare factură pe care o vei achita va trebui să plătești x% (procentul confinanțării) și alte cheltuieli neeligibile, dacă este cazul, din surse proprii și (100-x)% ți se va deconta din finanțarea nerambursabilă.
Dacă ai ajuns la concluzia că atât cheltuielile neeligibile, cât și contribuția proprie sunt acceptabile pentru afacerea ta, mergi la pasul următor.
În nicio linie de finanțare nu vei primi toți banii aferenți asistenței financiare nerambursabile de la început. Mecanismele clasice de finanțare în cazul fondurilor europene sunt:
Rambursare – aceasta este cea mai utilizată metodă de acordare a granturilor. Tu achiți toate costurile și aștepți ca finanțatorul să îți valideze cheltuielile și să îți ramburseze în cont valoarea nerambursabilă. De obicei, poți depune cereri de rambursare la circa 3 luni sau în funcție de planul de achiziții. Prin urmare, pentru un proiect care durează 12 luni, ai putea să îți grupezi cheltuielile astfel încât să depui 4 cereri de rambursare. Important de știut: Procesarea cererilor de rambursare durează! (pe hârtie 20 – 90 de zile lucrătoare, dar de multe ori această perioadă este extinsă de finanțator).
Cererea de plată – această metodă poate fi utilizată în cazul în care identifici furnizori care sunt dispuși să aștepte până la plata finală a facturilor emise de ei. Ca să depui o cerere de plată primești întâi factura pentru servicii/produse (inclusiv de avans), plătești mai întâi contribuția proprie și cheltuielile neeligibile aferente (TVA, spre exemplu) și îi ceri apoi finanțatorului public să achite restul din factură. Este important să informezi furnizorul că vei utiliza acest mecanism, pentru ca eventualele întârzieri să nu îți afecteze relațiile de afaceri. Poți include mai multe plăți într-o singură cerere de plată, însă verifică ce documente sunt cerute de autorități pentru a putea întocmi cererea de plată.
Prefinanțare/ avans – anumite programe de finanțare prevăd posibilitatea ca prin acest mecanism poți primi după semnarea contractului până la 40% - 50% din valoarea finanțării nerambursabile (în avans, înainte de a face cheltuieli). Ca să poți beneficia de acest mecanism, de regulă finanțatorul solicită un instrument de garantare/scrisoare de garanție bancară. Pentru a obține acest instrument de garantare, va trebui să suporți niște costuri (taxele unui asigurator/ taxele bancare/ cash colateral). E bine analizezi aceste costuri deoarece se stabilesc în funcție de suma garantată.
Finanțarea bancară – în cazul în care nu ai suficiente surse proprii pentru implementarea proiectului este important să discuți cu o bancă pentru a identifica cea mai potrivită soluție de finanțare pentru proiectul tău astfel încât să asiguri realizarea cu succes a tuturor invesțiilor prevăzute în cadrul proiectului.
Pentru oricare dintre aceste variante de finanțare, va trebui să iei decizii încă din faza de planificare a proiectului.
Acum știi care este bugetul ideal de care ai nevoie, cât se poate acoperi din finanțarea nerambursabilă și prin ce mecanisme, ce cofinanțare și ce cheltuieli neeligibile trebuie să acoperi. Trebuie să decizi cât din ce ți-ai propus poți să realizezi, fiind foarte atent la modul în care vei acoperi cheltuielile care nu sunt decontate din proiect: neeligbilele și contribuția proprie. Dacă nu dispui de lichidități cu care să acoperi cash-flow-ul proiectului (inclusiv cheltuielile aferente asistenței financiare nerambursabile) și vei dori să beneficiezi de sprijin bancar, va trebui să îți dimensionezi bugetul realist ținând cont de creditul pe care l-ai putea obține pentru realizarea investiției propuse cu ajutorul băncii.
Au existat cazuri (și nu puține) când beneficiarii nu și-au făcut aceste calcule înainte de depunerea unui proiect și, odată ce au semnat contractul de finanțare, și-au dat seama că nu dispun de suficiente resurse pentru implementare. În unele situații nici instituțiile financiar-bancare nu i-au putut sprijini pentru că își dimensionaseră investițiile mult peste posibilitățile proprii (un exemplu extrem: o firmă cu 50.000 euro cifră de afaceri anuală cere un grant de investiții pentru circa 1 milion de euro, cu cca 200.000 euro cofinanțare proprie pentru un proiect cu o durată de un an. Solicitantul a semnat declarația pe proprie răspundere că dispune de resurse pentru implementare, dar în realitate nu a putut să le obțină, tocmai din cauza disproporționalității între situația financiară a companiei și proiectul de investiții vizat).
În plus, acordă atenție și indicatorilor pe care trebuie să îi atingi, și rezultatelor pe care trebuie să le îndeplinești după perioada de implementare a proiectului conform solicitării autorităților și declarațiilor pe care le faci fiind poate tentat pentru obținerea unui punctaj mai bun la depunerea proiectului să estimezi ținte care nu pot fi atinse. Nerealizarea acestor indicatori poate conduce ulterior pe perioada de monitorizare a proiectului la returnarea proporținonală cu gradul de neîndeplinire a finanțării nerambursabile.
Aștepți în medie 4 - 9 luni să se aprobe proiectul. Ajungi în etapa de contractare. Trimiți către finanțator documente administrative – inclusiv în unele cazuri dovada contribuției proprii. Semnezi contractul. Începi implementarea și începi să utilizezi mecanismele pe care le-ai previzionat în pasul 5 de mai sus. Ajustezi și te adaptezi continuu. Dacă nu vrei să îți bați capul cu procedurile, angajezi un consultant bun.
Succes!
Partner & Senior Consultant www.fonduri-structurale.ro si Co-founder & Community Manager www.consolid8.ro
Raluca este manager de proiect și specialist în finanțare pentru investiții care vizează IMM-uri, start-up-uri, inovare și ONG-uri. Și-a început cariera în 2010 lucrând pe diferite poziții de management de proiect în zeci de proiecte, cu accent pe antreprenoriat și inovare începând cu 2015. Are o vastă experiență în scrierea și implementarea proiectelor cu finanțare UE si în dezvoltarea afacerilor pentru start-up-uri și întreprinderi sociale. Este senior editor și analist pentru fonduri-structurale.ro. A câștigat „Premiul Altiero Spinelli pentru sensibilizare: răspândirea cunoștințelor despre Europa”. Din 2019 a devenit partener la fonduri-structurale.ro și în 2020 a înființat consolid8.ro, prima platformă de crowdfunding din România pentru industriile creative și