În oricare etapă de dezvoltare a unui business, una dintre provocările majore ale fiecărui antreprenor este controlul costurilor.
Atât cheltuielile operaționale, financiare, cât și investițiile sunt necesare pentru dezvoltarea business-ului în diverse momente precum: extindere pe piețe noi, dezvoltarea gamei de produse, capacitate de producție, etc.
Ca atare, trebuie găsit un mod de lucru eficient prin care să te asiguri că în cadrul organizației se implementează măsuri de control prin care aceste costuri sunt planificate, monitorizate, aprobate și raportate corect.
Categorii de costuri
Activitatea unei companii generează costuri diferite, în funcție de obiectul de activitate, industria în care activează și nivelul de dezvoltare al organizației.
Mai jos sunt detaliate câteva categorii de cheltuieli generale:
• Cheltuieli operaționale
Cheltuielile operaționale sunt cheltuieli necesare pentru a se putea produce bunurile comercializate sau serviciile prestate de companie.
În această categorie sunt incluse cheltuielile salariale, care sunt o cheltuială comună oricărui tip de business.
Pentru producția de bunuri, spre exemplu, sunt necesare achiziții de materii prime, materiale, ambalaje, iar acestea generează costuri directe.
Cheltuieli cu diverse tipuri de servicii, cheltuieli de marketing și promovare etc.
Aceste cheltuieli sunt înregistrate în contul de profit și pierdere (P&L), cu impact în profitabilitatea operațională și netă a companiei.
• Cheltuieli financiare
Cheltuielile financiare pot apărea, spre exemplu, în cazul în care compania a obținut finanțări purtătoare de dobânzi. Cheltuielile cu dobândă sunt înregistrate în contul de profit și pierdere (P&L) și impactează profitabilitatea netă a companiei.
• Investiții (CAPEX)
Dacă sunt necesare investiții pentru achiziții de active de utilizat pe termen lung (mijloace fixe tangibile, imobilizări intangibile) sau este necesar un proiect mai amplu (ex. de extindere a capacităților de producție), cheltuielile rezultate se pot capitaliza în valoarea activului (CAPEX), cu respectarea criteriilor de recunoaștere din cadrul contabil relevant.
Controlul intern al costurilor
Întrucât ceea ce nu planifici nu poți controla, punctul de pornire pentru controlul costurilor este bugetarea lor estimată în bugetul anual.
În cadrul organizației există procese generatoare de costuri, precum procesul de achiziții, procesul de calcul/plata salarii, procesul de investiții etc.
Fiecare dintre aceste procese începe dintr-o funcțiune operațională și se continuă cu impactul în zona financiară. Pentru a se putea crea un cadru de control intern funcțional, se începe cu definirea clară a rolurilor & responsabilităților pentru colegii care realizează aceste activități. Se pot stabili limite de decizie/aprobare fie pe nivele valorice, fie pe tipologii de activități.
Controalele interne, în general, se referă la verificări, reconcilieri, monitorizări asupra activităților.
În funcție de specificul fiecărui proces și de complexitatea sa și /sau a organizației, se pot implementa diverse activități de control intern, realizate prin segregarea funcțiunilor, precum:
• Verificarea selecției furnizorilor realizată pe bază de mai multe oferte;
• Aprobarea ordinului intern de achiziție de către un manager, după verificarea încadrării în buget, în funcție de limite de decizie/aprobare stabilite la nivelul companiei;
Procesul de plată/trezorerie este o altă zonă importantă care trebuie avută în vedere în construcția unui cadru de control intern. Întrucât această activitate în sine atrage numeroase riscuri, sunt necesare delimitări clare ale accesului & aprobării plăților în aplicațiile bancare, cu respectarea strictă a segregării funcțiunilor în cadrul organizației.
Soluții practice
• Buget anual: Începe prin estimarea costurilor necesare pentru realizarea proiectelor/planurilor business-ului tău din anul următor. Chiar dacă estimarea este grosieră, beneficiul adus ulterior prin compararea nivelului de costuri actual cu cel estimat este semnificativ ca punct de control intern.
• Definire roluri & responsabilități: Stabilește clar tipul de activități pe care fiecare rol îl are pe fluxul acestor procese (rolurile pot fi din departamentele operaționale relevante și din departamentul financiar). Se pot seta limite de decizie sau aprobare ținând cont de dimensiunea echipei, nivelurile de management existent, segregarea funcțiunilor și gradul de centralizare/descentralizare pe care dorești să-l creezi în organizație.
• Proceduri de lucru: Pentru a asigura consecvența și respectarea unui mod de lucru stabilit este bine să se creeze proceduri de lucru care să surprindă principalele aspecte ale proceselor de achiziții, investiții etc. Documentarea poate fi de la diagrame până la manual de proceduri, în funcție de tipologia activității, industria în care activează compania, cerințe de conformitate legală și preferința proprie a antreprenorului.
Articol publicat în decembrie 2024
Managing Partner și Co-Fondator Finance for Growth
Smaranda are experiență în roluri de conducere în finanțele corporative, cu o cariera financiara de peste 20 de ani in roluri diferite de la audit & consultanta financiara in Big 4, la roluri de CFO/director financiar in industrii IT, Telecom, Retail/Wholesale.
Experienta in IPO-uri, emisiuni de obligatiuni, fonduri de investitii si o vasta experienta in pregatirea companiilor pentru management financiar & atragere de capital din pozitia de CFO.
Ofera solutii orientate catre antreprenori, actionari, echipe de management executiv si consilii de administratie.
Informațiile regăsite pe acest blog nu sunt o recomandare de acțiune, sfaturi de investiții, informații juridice sau fiscale și nu reprezintă o ofertă de vânzare/cumpărare a oricărui instrument financiar. Ne-am asigurat că acest articol nu conține informații false sau înșelătoare în momentul publicării, dar nu garantăm exactitatea sau gradul de adevăr al acestuia. ING nu își asumă nicio răspundere pentru orice pierdere directă, indirectă sau consecință survenită în urma aplicării informațiilor din acest articol, cu excepția cazului în care se specifică altfel. Orice opinii, puncte de vedere sau estimări aparțin exclusiv autorilor și pot fi modificate fără notificare.
Distribuirea acestei publicații poate fi restricționată prin lege sau reglementări, iar persoanele care intră în posesia acesteia au obligația de a se informa și a respecta restricțiile impuse.
Articolele publicate pe acest blog se supun protecției drepturilor de autor, astfel încât conținutul nu poate fi reprodus, distribuit sau publicat de nicio persoană în niciun scop fără acordul prealabil expres al ING și menționarea sursei. Toate drepturile sunt rezervate.