Planificarea financiară și analiza sunt esențiale în business

Planificarea Financiară și Analiza (FP&A): Un instrument esențial pentru orice conducerea oricărei afaceri

Introducere

Nu este deloc un secret că asistăm la o creștere intensă a concurenței și a vitezei cu care afacerile trebuie să se adapteze și să evolueze pentru a-și păstra competitivitatea pe piață. În acest context, planificarea financiară și analiza (FP&A – vom folosi acronimul în limba engleză pentru a fi mai ușor recunoscut) reprezintă o disciplină de bază a departamentului financiar, care poate transforma modul în care afacerile își gestionează resursele și își planifică viitorul. Departe de a fi o simplă activitate de contabilitate, FP&A combină o serie de procese esențiale – bugetare, prognoză, analiză financiară, planificare strategică, monitorizare a performanței și raportare – care, împreună, ajută antreprenorii la luarea cu încredere a unor decizii informate și la adaptarea rapidă la schimbările din piață.

Acest articol își propune să explice ce este FP&A și de ce este vital pentru orice afacere. Vom aborda, în primul rând, o prezentare succintă a celor șase componente principale ale FP&A, urmând ca în partea centrală a articolului să dezvoltăm fiecare componentă pentru a vă oferi o imagine clară și completă. La final, vom discuta despre importanța tot mai mare a FP&A într-un mediu concurențial intens și despre apariția unor instrumente automatizate care fac accesibilă această disciplină, chiar și pentru afacerile pentru care nu face sens încă să își dezvolte o echipă de FP&A completă și să își angajeze un CFO. Menționez acest lucru în contextul în care o funcțiune de FP&A bine pusă la punct poate funcționa în companiile mari doar atunci când este organizată sub forma unui departament cu cunoștințe specifice și capabilități avansate de analiză financiară și este condus de un CFO (sau Director Financiar).

Cele șase componente cheie ale procesului FP&A

Privit în detaliu, procesul de FP&A se împarte în mai multe procese distincte, care, însă, sunt strâns legate unele de celelalte. Aceste activități distincte, enumerate în ordinea în care acestea se execută pe parcursul unui an in cadrul unei societăți, sunt următoarele:

Bugetarea: Procesul de stabilire a planurilor financiare pe o perioadă determinată, care include estimări privind veniturile, cheltuielile și investițiile.
Prognoza (Forecasting): Actualizarea constantă a estimărilor financiare pe baza datelor noi, tendințelor de piață și schimbărilor care influențează afacerea.
Analiza financiară: Evaluarea detaliată a datelor financiare pentru a identifica tendințe, deviații de la plan și riscuri potențiale.
Planificarea strategică și suportul decizional: Analiza impactului financiar al diferitelor inițiative și scenarii, oferind suport managerial pentru decizii strategice.
Monitorizarea performanței: Stabilirea și urmărirea indicatorilor cheie de performanță (KPIs) pentru a evalua progresul față de obiectivele de business stabilite prin buget.
Raportarea: Comunicarea periodică a rezultatelor financiare către management, consiliul de administrație și alți stakeholderi, subliniind aspectele esențiale și oferind recomandări.

Explorarea detaliată a fiecărui pilon al procesului de FP&A

1. Bugetarea: stabilirea intenției antreprenorului pentru afacerea sa

Ce este bugetarea?

Din experiența proprie, am observat că există bariere majore pentru antreprenori în a-și creiona un buget. Fiecare antreprenor cu care lucrez la crearea bugetului afacerii sale are tendința de a încerca să prezică viitorul afacerii sale în următorul an. Și tocmai din acest motiv, cei mai mulți renunță la a mai face un buget, pentru că, nu-i așa, nu avem cum să prezicem viitorul. Și atunci, ce rost mai are să încercăm să punem o cifră în dreptul vânzărilor, al salariilor sau al investițiilor?

Dar procesul de bugetare nu este deloc despre a încerca să ghicim sau să prezicem viitorul. Este despre a cristaliza pe hârtie intenția noastră, în calitate de proprietari ai afacerii, asupra dezvoltării viitoare a business-ului nostru. Cu alte cuvinte, este despre „a pune pe hârtie” ceea ce ne-am dori, în mod rezonabil, să se întâmple cu afacerea noastră în următorul an. Și acest proces este unul cu adevărat foarte valoros, din mai multe motive.

Importanța bugetării pentru orice afacere:

Claritate și direcție: Un buget bine structurat oferă o viziune clară asupra viitorului afacerii, permițând luarea cu încredere a deciziilor strategice.
Control financiar: Ajută la monitorizarea cheltuielilor și la identificarea rapidă a eventualelor deviații de la calea pe care ne-o dorim.
Evaluarea performanței: Oferă un reper de comparație pentru evaluarea performanței financiare, facilitând identificarea zonelor in care performanta poate fi îmbunătățita.

Pași esențiali în procesul de bugetare:

Stabilirea obiectivelor: Înainte de orice, este necesară clarificarea obiectivelor de business si mai apoi financiare ale afacerii – cu ar fi creșterea veniturilor, reducerea costurilor sau extinderea pe noi piețe.
Colectarea datelor istorice: Analiza performanțelor financiare anterioare oferă o bază solidă pentru estimările viitoare și ușurează foarte mult procesul.
Estimarea veniturilor și cheltuielilor: Se fac proiecții bazate pe date istorice, tendințe de piață și strategii de creștere, toate reprezentând intenția antreprenorului.
Revizuirea și ajustarea: Bugetul nu este un document static; trebuie revizuit periodic și ajustat în funcție de evoluția afacerii in sine si a economiei in general.

2. Prognoza (Forecasting): navigând printre incertitudini

Ce este prognoza financiară și cum este diferită de bugetare?

Prognoza este procesul de actualizare și ajustare a estimărilor financiare (așa cum este bugetul) pe măsură ce noi informații devin disponibile. Spre deosebire de buget, care este fix pe o perioadă determinată, prognoza este un instrument dinamic ce reflectă schimbările care se întâmpla in jurul și in interiorul afacerii.

Beneficiile unei prognoze precise:

Anticiparea schimbărilor: Permite identificarea din timp a tendințelor negative sau pozitive, oferind timp pentru a implementa măsuri care să capteze cât mai multe oportunități.
Flexibilitate și adaptabilitate: Oferă posibilitatea de a ajusta strategia în funcție de evoluția pieței și de performanțele curente ale afacerii.
Reducerea riscurilor: Prin analiza scenariilor alternative, se pot planifica soluții pentru diverse situații neprevăzute.

Pași în realizarea unei prognoze eficiente:

Colectarea datelor actualizate: Monitorizarea constantă a indicatorilor financiari și de performanță.
Analiza trendurilor: Identificarea modelelor și tendințelor bazate pe date istorice și actuale.
Modelarea scenariilor: Crearea unor scenarii optimiste, pesimiste și realiste pentru a evalua impactul potențial al diverselor evoluții.
Reevaluarea periodică: Ajustarea prognozelor pe baza feedback-ului din business și din piață.

3. Analiza Financiară: înțelegerea profundă a datelor

Ce presupune analiza financiară?

Analiza financiară constă în evaluarea detaliată a performanțelor economice ale afacerii, identificând punctele forte, slăbiciunile și potențialele riscuri. Prin compararea rezultatelor reale cu cele planificate, se evidențiază zonele care necesită atenție imediată.

De ce este esențială analiza financiară?

Identificarea abaterilor: Ajută la descoperirea devierilor semnificative între buget și realitate, ajutând la luarea din timp a deciziilor care să asigure atingerea bugetului.
Îmbunătățirea deciziilor: Oferă informații detaliate care pot fi utilizate pentru urmărirea eficientei deciziilor luate și corectarea lor dacă este cazul.
Evaluarea rentabilității: Permite o evaluare profundă a rentabilității diferitelor segmente ale afacerii, a produselor, a canalelor de vânzare, etc.

Instrumente și tehnici folosite în analiza financiară:

Analiza variațiilor: Compararea rezultatelor actuale cu bugetul sau prognoza pentru a identifica diferențele.
Indicatori financiari: Utilizarea unor indicatori precum marja de profit, rentabilitatea capitalului investit sau lichiditatea.
Analiza trendurilor: Evaluarea evoluției performanțelor financiare pe perioade consecutive pentru a identifica modele sau deviații.
Benchmarking: Compararea performanțelor afacerii cu cele ale concurenței sau cu standardele industriei.

4. Planificarea Strategică și Suportul Decizional: o busolă pentru viitor

Ce este planificarea strategică în contextul FP&A?

Planificarea strategică implică evaluarea impactului financiar al diverselor inițiative și scenarii, oferind posibilitatea antreprenorului sa ia decizii informate si cu încredere ca s-a gândit, atât cat este omenește posibil, la diferitele situații care pot apărea in business. Acest proces presupune analiza atentă a diferitelor opțiuni de investiții, extindere sau restructurare și evaluarea efectelor lor asupra performanței financiare a companiei.

Rolul suportului decizional:

Oferirea de perspective multiple: Ajută antreprenorul la vizualizarea impactului diferitelor scenarii potențiale asupra sănătății financiare a afacerii.
Identificarea oportunităților de creștere: Permite recunoașterea inițiativelor care pot aduce valoare adăugată și care merită investiția.
Gestionarea riscurilor: Prin analiza scenariilor multiple se pot identifica riscurile asociate fiecărui scenariu și se pot planifica scenarii de răspuns.

Etapele planificării strategice în FP&A:

Evaluarea situației actuale: Analiza performanțelor financiare curente și identificarea punctelor forte și a ariilor de îmbunătățire.
Stabilirea obiectivelor strategice: Definirea clară a scopurilor pe termen mediu și lung, care să fie aliniate cu misiunea afacerii.
Analiza scenariilor: Crearea unor modele financiare pentru diferite opțiuni strategice, evaluând impactul acestora asupra fluxului de numerar și asupra profitabilității.
Decizii informate: Oferirea de recomandări bazate pe analize riguroase, pentru ca antreprenorii să poată alege cea mai potrivită direcție.

5. Monitorizarea Performanței: măsurarea precisă si focus pentru îmbunătățire

Importanța monitorizării performanței:

Monitorizarea performanței presupune urmărirea continuă a indicatorilor cheie de performanță (KPIs) care reflectă starea financiară și operațională a afacerii. Acești indicatori sunt esențiali pentru a evalua dacă obiectivele stabilite prin buget și prognoză sunt atinse, și a ști daca afacerea merge in direcția buna sau dimpotrivă. Monitorizarea indicatorilor financiare trebuie dublată și de monitorizarea indicatorilor operațional, pentru a putea identifica ce stă la baza performanței financiare bune sau mai puțin bune.

Beneficiile monitorizării constante:

Detectarea rapidă a problemelor: Permite identificarea timpurie a oricăror abateri semnificative de la plan, facilitând intervenția promptă.
Optimizarea operațională: Oferă date concrete care pot fi folosite pentru a îmbunătăți procesele interne și pentru a crește eficiența.
Motivarea echipei: Stabilirea unor KPIs clari oferă un cadru de evaluare a performanței, stimulând angajații să atingă obiectivele comune.

Cum se realizează monitorizarea performanței:

Stabilirea KPIs: Alegerea indicatorilor care reflectă cel mai bine obiectivele strategice ale afacerii, cum ar fi veniturile, costurile, marja de profit și lichiditatea.
Colectarea datelor: Utilizarea sistemelor informatice și a instrumentelor analitice pentru a aduna date relevante în timp real.
Analiza periodică: Revizuirea datelor la intervale regulate (zilnic, săptămânal, lunar) pentru a evalua progresul și pentru a detecta eventualele deviații.
Raportarea internă: Comunicarea rezultatelor către echipa managerială pentru a facilita luarea deciziilor și ajustarea strategiilor, dacă este necesar.

6. Raportarea: comunicare clară și transparență financiară

Rolul raportării în FP&A:

Raportarea financiară reprezintă etapa finală a procesului FP&A și constă în comunicarea rezultatelor financiare către toți cei care trebuie să le știe și să și le însușească – de la managementul intern până la investitori și parteneri. Un raport clar și concis este esențial pentru a transmite eficient informațiile despre performanța afacerii și pentru a nu lăsa loc la interpretări. Subliniez acest din urma aspect, pentru ca de prea multe ori am văzut cum lipsa de claritate lăsa loc interpretărilor, ceea ce duce la lipsa de încredere în indicatori și automat la lipsa de decizie, iar în lipsa deciziilor, afacerea nu doar că este în pericol să nu crească, ci și să devină irelevantă într-un timp scurt.

Elemente cheie ale unei raportări eficiente:

Transparență: Informațiile prezentate trebuie să fie clare, exacte și ușor de înțeles.
Conținut relevant: Rapoartele prezentate trebuie să se concentreze pe aspectele esențiale ale performanței financiare, evidențiind realizările, precum și ariile de îmbunătățire.
Utilizarea graficelor și a diagramelor: Elementele vizuale pot ajuta mult la explicarea tendințelor și la facilitarea înțelegerii datelor.
Feedback și recomandări: Pe lângă prezentarea rezultatelor, rapoartele trebuie să ofere și sugestii concrete pentru îmbunătățirea performanței viitoare.

Cum se elaborează un raport financiar de succes:

Structurarea informațiilor: Organizarea datelor în secțiuni logice care să spună povestea cifrelor pe modelul cum funcționează afacerea respectiva.
Revizuirea datelor: Asigurarea că toate informațiile sunt preluate din surse complete și suficient de detaliate.
Viziune de ansamblu și de detaliu în același timp: Pentru a fi utile în luarea deciziilor, datele trebuie să ofere imaginea de ansamblu a afacerii, dar și o legătură directă și rapidă cu detaliile.
Periodicitate: Anumite rapoarte financiare sunt actualizate cu o frecvență lunară, altele în fiecare săptămână și unele chiar în fiecare zi.

Concluzie: FP&A – un imperativ și un avantaj strategic pentru orice afacere

Într-o perioadă în care concurența devine din ce în ce mai acerbă, absolut nici o afacere nu își mai poate permite să ignore importanța planificării financiare și a analizei detaliate a performanțelor sale. FP&A nu este doar un instrument pentru marile corporații, ci este o necesitate strategică pentru orice afacere care dorește să se dezvolte și să rămână competitivă si relevanta în piață.

Prin adoptarea de procese specifice FP&A, afacerile pot:

Planifica eficient: Stabilind bugete realiste și obiective clare, care să le ofere o direcție strategică bine definită.
Răspunde rapid la schimbări: Prin prognoze actualizate constant și analiza atentă a datelor, se pot anticipa problemele și se pot implementa soluții înainte ca acestea să devină critice.
Îmbunătăți deciziile: Sprijinite de analize financiare detaliate și de scenarii bine definite, deciziile devin mai informate și, implicit, mai eficiente.
Măsura performanța: Monitorizarea constantă a indicatorilor cheie asigură o evaluare precisă a progresului și permite ajustarea strategiilor în timp real.
Comunica eficient: Rapoartele clare și transparente întăresc încrederea stakeholderilor și asigură o coordonare internă optimă.

Un proces FP&A bine pus la punct poate fi destul de scump, mai ales când presupune angajarea unei echipe financiare întregi și a unui CFO. Și atunci vă veți întreba cu siguranță dacă un asemenea efort și cheltuiala merită pentru un business care este încă in perioada de dezvoltare și nu are la dispoziție surse vaste de finanțare. Răspunsul este „da”, deoarece tehnologia a adus pe piață instrumente automatizate care simplifică mult procesul FP&A. Aceste soluții moderne pot automatiza multe dintre sarcinile tradiționale ale unei echipe FP&A complete, de la colectarea datelor și generarea de rapoarte, până la prognoze și analize detaliate. Rezultatul este că afacerile de toate dimensiunile si din toate etapele de dezvoltare pot beneficia de avantajele unei planificări financiare robuste la o fracțiune din costul pe care l-ar implica angajarea unei echipe dedicate și a unui CFO.

Așadar, indiferent de dimensiunea afacerii, investiția în FP&A – fie prin metode tradiționale, fie prin soluții automatizate – nu mai este o opțiune, ci o necesitate strategică. Într-o lume în care adaptabilitatea și reacția rapidă la schimbări sunt cruciale, FP&A reprezintă busola care vă poate ghida către succesul financiar și creșterea sustenabilă.

In articolele viitoare ne propunem să abordăm în detaliu, pe rând, fiecare dintre cei 6 piloni ai procesului de FP&A. Rămâneți conectați la Blog-ul ING pentru a nu pierde următoarele articole.

Articol publicat în martie, 2025

Sebastian Boureanu

Partner & Co-Fondator FFG, CEO Co-Fondator Craft Solutions

Cu peste 20 de ani de experiență în finanțe și management, Sebastian este pasionat de a ajuta proprietarii de afaceri și companiile să își atingă întregul potențial și să își maximizeze profiturile, oferind soluții de analiză de afaceri și automatizare a raportării care permit clienților să economisească timp, bani și resurse, și să ia decizii bazate pe date concrete.

Oferă soluții orientate către antreprenori, acționari, echipe de management executiv și consilii de administrație.

Informațiile regăsite pe acest blog nu sunt o recomandare de acțiune, sfaturi de investiții, informații juridice sau fiscale și nu reprezintă o ofertă de vânzare/cumpărare a oricărui instrument financiar. Ne-am asigurat că acest articol nu conține informații false sau înșelătoare în momentul publicării, dar nu garantăm exactitatea sau gradul de adevăr al acestuia. ING nu își asumă nicio răspundere pentru orice pierdere directă, indirectă sau consecință survenită în urma aplicării informațiilor din acest articol, cu excepția cazului în care se specifică altfel. Orice opinii, puncte de vedere sau estimări aparțin exclusiv autorilor și pot fi modificate fără notificare.

Distribuirea acestei publicații poate fi restricționată prin lege sau reglementări, iar persoanele care intră în posesia acesteia au obligația de a se informa și a respecta restricțiile impuse.

Articolele publicate pe acest blog se supun protecției drepturilor de autor, astfel încât conținutul nu poate fi reprodus, distribuit sau publicat de nicio persoană în niciun scop fără acordul prealabil expres al ING și menționarea sursei. Toate drepturile sunt rezervate.