Transformarea digitală vine cu un business mai rezilient

Însă, nu doar tehnologiile se schimbă, ci și legile. În Uniunea Europeană au apărut sau sunt pe cale să apară peste 100 de legi în domeniul digital, iar în acest număr nu apar legile emise de fiecare stat membru. Cum poți ca firmă să fii la curent cu absolut toate legile și să înțelegi care dintre ele îți afectează business-ul și care nu? Cum poți modela evoluțiile economice în previziunile de cheltuieli și venituri ale firmei? Cum poți face toate aceste lucruri fără să îți angajezi o armată de avocați, contabili și consultanți?

În acest articol vom încerca să aducem lumină în aceste zone, argumentând de ce transformarea digitală este esențială pentru a putea face față deselor schimbări legislative și economice. 

Nu am să încerc acum o definiție a transformării digitale, fiindcă deja sunt prea multe în piață. Am să spun însă cum văd eu, în calitate de consultant, transformarea digitală: oamenii lucrează mai bine împreună, pentru obiective mai clare, folosind datele și tehnologiile existente pentru a-și ușura viața. 

Da, asta înseamnă utilizarea inteligentă a datelor. Da, asta înseamnă protecția informațiilor. Da, asta înseamnă să ai o imagine clară asupra proceselor tale de business pentru a ști ce poți automatiza și ce nu, și cum poți integra inteligența artificială în procesele organizaționale. Înseamnă să ai tot timpul ultimele informații despre clienți și prospecți dar și despre angajați și candidați.

Transformarea digitală înseamnă o transformare a culturii organizaționale pentru a face compania să treacă de la o companie ce strânge date la o companie data-driven, ce are o guvernanță a datelor. Și pentru asta este nevoie să lucrezi în special cu oamenii, nu cu tehnologia. Văd nenumărate studii și chestionare unde oamenii răspund că principalul motiv pentru care nu fac o transformare digitală este lipsa fondurilor. Transformarea digitală nu presupune achiziții noi de tehnologie hardware, software sau cloud. Presupune să îți cunoști foarte bine business-ul pentru a ști ce poate fi optimizat și ce poate fi automatizat. Ca să îți faci viața mai ușoară. 

Cei care au datele organizate au câștig de cauză în absolut orice dispută sau negociere. Am învățat acest lucru „the hard way” acum peste 20 de ani, când un fost director general apărea lângă biroul meu și arunca întrebările: „Care este cel mare client de X?”; „Câte calculatoare are?”; „Pe câte din ele este instalat X?”; „Câte produse Y îi putem vinde ca up-sell?”; „Ce proiecte putem implementa la acest client și cu cine?” etc. Ajunsesem să visez cifrele din sistemul CRM al corporației, pentru toți clienții majori. Ca Marketing Product Manager, vorbeam cu departamentele enterprise, small business și mid-market și trebuia să visez cifrele. Când nu le știam, eram pus rapid la perete și pierdeam orice negociere. Acest lucru m-a făcut să știu cifrele cele mai importante și să știu de unde să le scot, cum să le agreg și ce informații esențiale să extrag din ele.

În calitate de consultant de transformare digitală și protecție a datelor personale, lucrez cu foarte multe cifre. În retail, pun întrebări, așa cum mi se puneau și mie acum 20 de ani: „De ce vreți să faceți această campanie de comunicare la clienți, ce obiective aveți?”; „De ce vreți să dați mesaj la 100.000 de oameni? Nu mai bine targetați 10.000 de oameni care au probabilitate de achiziție mai ridicată, pe baza achizițiilor făcute până acum?”; „De ce vrei Google Ads/ Facebook Pixel pe site, ce venituri îți vin din Google Ads/ Facebook Pixel?”. Din păcate, oamenii nu își cunosc datele. Să ne înțelegem: le au, dar nu le cunosc. Nu știu ce informații pot extrage din ele, iar transformarea digitală asta înseamnă: să știi ce tehnologii să folosești ca să extragi informațiile cheie din datele pe care le ai. 

Reziliența în business se referă la capacitatea unei organizații de a anticipa, pregăti, răspunde și adapta în fața schimbărilor și provocărilor, menținând în același timp continuitatea operațiunilor și atingerea obiectivelor strategice. Sună frumos această definiție, însă firma trebuie să aibă abilități de gestionare a crizelor, adaptabilitate la schimbările pieței, recuperare rapidă și menținerea unei culturi organizaționale puternice și flexibile.

Ca să ai reziliență în business trebuie să fii pregătit. Trebuie să ai planuri, strategii, obiective și tactici pentru a atinge acele obiective. „Failing to plan is planning to fail” spunea Benjamin Franklin, unul dintre „părinții fondatori” ai Statelor Unite ale Americii. Și da, în calitate de consultant care a lucrat și lucrează cu companii americane, aceștia sunt obsedați cu planurile și cu detaliile din planuri. 

Însă, ca să faci niște planuri corecte, trebuie să faci câțiva pași în spate și să te uiți la calitatea, corectitudinea și relevanța datelor. Aproape orice poate fi măsurat și monitorizat. Am să revin la exemplul cu retail-ul: să zicem că ai un magazin de haine online. Știi cu cât cumperi hainele, știi cu cât le vinzi, știi cui le vinzi și știi cât vinzi. Poți deja să vezi o sezonalitate, să înțelegi efectul unor campanii, să ai un istoric. Dar ce se întâmplă când de exemplu ai o inundație care afectează un producător? Ce se întâmplă dacă un port din China de unde îți vin hainele se închide? Ce se întâmplă dacă apare o taxă nouă pe un anumit tip de textilă? Toate aceste scenarii au nevoie de planuri. 

Când scriu acest articol, particip la summit-ul Romanian Business Leaders, unde sunt și lider de proiect „Romania, Your Data Destination”. Și aici discutăm scenarii, și un antreprenor a spus ceva foarte important: „dacă aveți un worst case scenario pentru 2025, pregătiți un even worse than worst case scenario”. De ce? Fiindcă din punct de vedere economic, România nu stă neapărat foarte bine – deficit mare, cheltuieli publice în creștere, venituri la bugetul de stat ce nu cresc atât de repede precum cheltuielile. Da, trebuie să ne pregătim de schimbarea taxelor și trebuie proactiv să facem niște scenarii care să ia în calcul aceste schimbări. 

Însă dacă nu știm foarte bine ce se întâmplă în business-ul nostru, dacă nu avem claritate în cifre, nu avem cum să cuantificăm corect efectul unor măsuri economice sau schimbări legislative. Să vă explic cum mi-a afectat business-ul creșterile de taxe de anul trecut: am crescut. De ce? Fiindcă am înțeles că dacă plătesc cu x% mai multe taxe, trebuie să „produc” semnificativ mai mult. Nu am vrut să cresc prețurile fiindcă nu am dorit să particip activ la inflație, așa că am decis că voi munci mai mult. A fost alegerea mea și it paid off, dar am știut cât pot să duc mai mult, de ce și exact unde. Am avut un plan ce s-a bazat pe cifre. 

Se vorbește mult despre adaptabilitate, adică despre capacitatea de a ajusta strategiile și procesele în funcție de schimbări. Arată bine pe hârtie, arată și mai bine în Excel sau în PowerPoint dar să vedeți cât de frumos arată în realitate. Călătorim puțin în istorie până în anul de grație 2009, începutul real al crizei din România. Discutau niște colegi la sediul firmei cu reprezentanții unui mare retailer despre planurile de business, estimări, bugete de marketing, strategii. De alea grele, cu excel-urile în față, scenarii pe date, ce mai, erau material de MBA cu toții. Și îmi intră mie în feed știrea că retailer-ul tocmai și-a cerut insolvența. Să ne înțelegem, îi vedeam pe acești colegi în sala de meeting, discutând și certându-se pe fonduri de marketing, mă uitam în monitorul laptop-ului la decizia de insolvență și totul mi se părea utopic. Am avut bunul simț să îi las să termine, să-și strângă mâinile și să plece cu toții satisfăcuți de niște planuri bune, win-win. Apoi le-am zis colegilor știrea. Și ne-am pus să remodelăm totul pentru că situația se schimbase cu totul. 

Sunt foarte multe lucruri nasoale care se pot întâmpla unui business. Gândiți-vă la pandemie – aveam toate cifrele care să ne permită să analizăm modul în care pandemia se putea răspândi global (inclusiv softuri de big data și AI), dar am ales să ignorăm cifrele. Și peste noapte s-au închis barurile, restaurantele și magazinele ne-esențiale. Unii au putut să vândă online, unii nu. Brusc, business-urile au trebuit să se adapteze – noi furnizori, condiții noi de livrare, migrare către online etc. Cei care aveau în cultura organizațională lucrul remote – de acasă, de la client, de la partener – au avut o tranziție ușoară, naturală. Pentru restul, a durut. S-ar putea ca mâine să avem o nouă pandemie, un nou război, taxe noi apărute peste noapte – rolul antreprenorului este să pregătească scenarii și să aibă o capacitate fantastică de a se adapta. Dar, pentru asta, din nou, trebuie să îți cunoști cifrele.

Risk management nu înseamnă să speri că aceste chestii nasoale nu se vor întâmpla, ci înseamnă să te pregătești pentru manifestarea riscurilor și să faci o analiză reală de impact și de probabilitate. Cel mai simplu mod de a cuantifica riscurile este să le analizezi astfel: probabilitate de manifestare și impact în business (dacă riscul se manifestă). Este posibil să te lovească un meteorit pe stradă? Da, dar probabilitatea este mică și nu merită luată în considerare. Impactul ar fi nasol, dar din nou, probabilitatea foarte mică și ne permite să ignorăm un astfel de risc. Este posibil ca taxele să crească semnificativ? Da, foarte posibil. Ok, să vedem ce impact ar avea diverse creșteri de taxe în business. 

Orice risc creează expunere financiară cuantificabilă. Acele celebre „liabilities”. Marea majoritate a antreprenorilor aud de „liabilities” prea târziu, de obicei când le vine due diligence-ul peste cap, în urma unei solicitări de investiții din partea unui fond. Și, brusc, valoarea firmei este redusă din cauza „liabilities”. Cum reducem liabilities? Cu măsuri concrete care să adreseze riscurile, cu planuri concrete, tactici concrete și cu planuri de business continuity. 

Și că tot vorbim de business continuity, un termen redescoperit de firme în timpul pandemiei, să vorbim și despre „recuperare” în urma unui incident. Uneori te trezești cu chestii – îți dă faliment un producător sau un client mare, este preluat, și compania ta nu mai poate lucra cu ei, începe un război și lanțul de aprovizionare se duce în cap, primești un control de la o autoritate – chestii disruptive care îți afectează business-ul semnificativ. Mai poți fi impactat de apariția unor jucători disruptivi în piață sau de decizii ale unor jucători mari de a introduce tehnologii sau soluții care te fac să dispari peste noapte. Să vă dau un exemplu: nu știu câte firme de software s-au apucat să dezvolte modele AI Large Language Models care să concureze cu Chat GPT. Doar că Chat GPT este susținut de o fundație, are fonduri uriașe la dispoziție și când concurezi cu așa ceva, trebuie să fii pregătit ca tehnologia ta să fie înlocuită cu tehnologia lor. Mulți s-au dus pe niște – LLM-uri care să dea sfaturi legale, LLM-uri care să îți scrie scrisori, LLM-uri cu AI-uri de business intelligence care să îți analizeze Excel-uri etc. Și, brusc, Chat GPT a introdus posibilitatea de a analiza fișiere Excel, iar Microsoft a introdus Copilot direct în Excel. Peste noapte, sute de aplicații și servicii au devenit irelevante. Dacă nu ai un portofoliu de servicii sau clienți diversificat, dispari din business. 

Mai pot da exemplul unui mare producător de software global, jucător și în domeniul cloud computing și professional services. Un partener din România, extrem de loial tehnologiilor folosite de marele producător, a crescut foarte frumos vânzând tehnologiile, dar nu și-a diversificat portofoliul de servicii și produse. Nu a avut discuții cu competiția producătorului, nu și-a dezvoltat serviciile să fie technology-agnostic. A rămas loial. Marele producător de software global i-a contactat cel mai mare client și l-a luat și pe partea de servicii profesionale. Dintr-odată, partenerul software a rămas fără cel mai mare client și a trebuie să-și dea afară oamenii. El nu a înțeles că nu discuți cu oameni într-o corporație, ci cu un business. Și atunci trebuie să fii pregătit pentru astfel de riscuri.

Și mai dau un singur exemplu: un partener de securitate software din Marea Britanie, cu care colaborez, avea ca principal client o bancă din Rusia. A venit războiul, au venit interdicțiile, oamenii s-au trezit complet descoperiți. Nu modelaseră în nicio clipă în P&L posibilitatea ca acest client să dispară. Nu aveau un plan de revenire.

Dacă o companie trece cu succes printr-un proces de transformare digitală, cultura sa organizațională se schimbă. Oamenii schimbă informații mult mai rapid și au controlul datelor. Deciziile se iau data-driven și sunt motivate de date. Când știi ce poți face cu datele, te poți juca cu scenarii. 

Noile legi europene și naționale au impact în business. Am încercat să explic ce oportunități au business-urile din România de când a apărut noul AI Act. Este o sabie cu două tăișuri – dacă ai datele corecte, organizate, segmentate și aliniate, un AI poate scoate cu adevărat aur din ele. 

Oportunități reale, simulări de scenarii, efecte ale unor promoții, previziuni corecte. Nu ai o guvernanță a datelor? Impactul asupra business-ului tău va fi devastator. 

Dacă ai un business de marketplace sau de retail, acesta poate fi (astăzi) afectat de Digital Services Act. Reglementatorul este ANCOM, iar prevederile sale s-ar putea să fie extinse și către operatorii mai mici. Directiva NIS2, ce ar trebui să fie transpusă în legislația națională în acest an, vine și extinde obligațiile și aplicabilitatea directivei NIS. Pe scurt, companiile trebuie să ia măsuri de securitate suplimentare, dacă fac parte din anumite domenii (mai multe decât la NIS) și dacă sunt medii sau mari. 

Dacă știi bine ce infrastructură IT ai în organizație, ce date și cum sunt folosite, adoptarea NIS2 este extrem de simplă. Dacă nu, lucrurile devin instant foarte complicate. Lipsa conformității cu aceste legi te poate scoate complet din joc, iar costurile cu implementarea urgentă sunt semnificative. Din nou, failing to plan is planning to fail. 

Viteza cu care legislația, economia și condițiile socio-politice se schimbă este uluitoare. Trebuie să ai scenarii, planuri, strategii, obiective și tactici construite pe date, nu pe presupuneri ce nu sunt susținute. Datele condiționează adaptabilitatea firmei la scenarii de criză sau schimbări rapide. Calitatea datelor condiționează viitorul organizației. Trebuie să înțelegem că fără date de calitate, fără o transformare digitală, niciun algoritm AI inovator nu va putea să-și facă treaba – garbage in, garbage out. Doar că vei eșua la o viteză foarte mare fiindcă ți-ai automatizat eșecul.