Dacă te numeri printre antreprenorii care s-au gândit măcar o dată că ar putea deveni furnizori de produse și/sau servicii pentru instituțiile europene, e bine să știi de portalul european de achiziții publice.
Iar dacă vrei să afli ce te-ar putea ajuta să-ți crești șansele de succes, mai precis cum ar trebui să te pregătești ca să câștigi o astfel de licitație, acest articol este pentru tine.
S-o luăm cu începutul.
Despre achiziții – funcție prezentă versus potențial de transformare
Fie că lucrează la stat sau în mediul privat, dacă întrebi pe cineva care se ocupă de achiziții ce rol are funcția sa în angrenajul organizațional, îți va răspunde cu aproximativ aceleași cuvinte: achizițiile se concentrează pe maximizarea raportului calitate-preț. În teorie, accentul se pune pe calitate (ceea ce poate oferi un IMM, de exemplu); în realitate, cele mai multe decizii se iau în funcție de preț (ce buget are și cât este dispus să plătească achizitorul).
Fiecare dintre cele două părți implicate în procesul de achiziție joacă un rol important și se pot influența reciproc:
Achizitorul, în acest caz o entitate publică europeană, își poate folosi puterea de cumpărare pentru a produce valoare nu doar prin asigurarea nevoilor proprii, ci și în beneficiul adiacent extins (la nivel de societate, mediu și economie, în special economie locală);
O firmă mică sau mijlocie își poate folosi agilitatea și inovarea, specifice mediului antreprenorial, pentru a oferi soluții noi, produse și servicii înalt tehnologizate sau cu funcții diferite care să servească unor scopuri neanticipate de achizitor.
În acest punct, apar câteva întrebări: este posibil ca achizițiile publice să devină un vehicul pe drumul spre sustenabilitate? Este posibil să îi dăm acestei funcții un rol mai ambițios și s-o transformăm dintr-o luptă pentru fiecare leu într-o mișcare ce poate schimba lumea în bine? Este posibil ca cererea să contribuie real și benefic la influențarea prețurilor, a disponibilității materiilor prime și să creeze oportunități pentru a stimula inovarea tehnică și sustenabilitatea?
Dacă răspunsul este DA la cele mai multe dintre întrebările de mai sus, atunci achizițiile reprezintă un instrument extrem de puternic în scurtarea lanțurilor de aprovizionare, în reducerea risipei de orice fel, în îmbunătățirea calității aerului, în sporirea numărului de locuri de muncă în special în medii defavorizate, în creșterea calității vieții și în încurajarea și susținerea economiei locale.
Achizițiile circulare reprezintă procesul prin care un produs, un serviciu sau un proiect este achiziționat în conformitate cu principiile economiei circulare. În cadrul acestui proces, aspectele tehnice ale produsului sunt cât mai circulare posibil, ținând cont de politicile de întreținere/reparare și de returnare la sfârșitul perioadei de utilizare, precum și de includerea unor stimulente financiare pentru a garanta utilizarea circulară. (Sursa: Circular Procurement in 8 steps de Cécile van Oppen Godard Croon Dirk Bijl de Vroe)
Achizițiile publice verzi sunt „procesul prin care o autoritate publică încearcă să achiziționeze bunuri, servicii și lucrări care au un impact redus asupra mediului pe tot parcursul ciclului de viață, în comparație cu bunuri, servicii și lucrări cu aceeași funcție primară care ar fi achiziționate în mod normal.” Sursa: CE, Definiția achizițiilor publice verzi.
Contextul legislativ european
Conform legislației europene, atunci când autoritățile unui stat membru UE utilizează procedurile de achiziții publice pentru a organiza licitații pentru diferite lucrări, bunuri sau servicii, acestea trebuie să trateze toți solicitanții în mod egal și să nu facă discriminări între ei. De asemenea, acestea trebuie să fie transparente în relațiile lor. Vezi Directiva 2014/24/EU. Printre altele, țările UE sunt încurajate să facă demersuri pentru a facilita participarea firmelor mici și mijlocii la achizițiile publice, permițând achizitorilor să utilizeze mai bine achizițiile publice în sprijinul obiectivelor comune ale societății.
Începând cu 1 ianuarie 2024, normele aplicabile contractelor de achiziții publice trebuie respectate atunci când sumele în cauză depășesc următoarele praguri:
Pragurile valorice de mai sus au fost actualizate prin Regulamentul delegat 2023/2496 din 15 noiembrie 2023, iar Comisia revizuiește aceste praguri la fiecare doi ani.
Despre criteriile aplicabile achizițiilor verzi
Pentru acest tip de achiziții, Uniunea Europeană operează cu două categorii de criterii:
Cele de bază, cu aplicabilitate universală și care au în vedere caracteristicile cheie de mediu pentru un produs sau serviciu. Acestea au ca scop menținerea la un nivel minim al costurilor Administrative pentru firme și companii.
Cele extinse, care pun accent pe mai multe caracteristici de mediu și pe niveluri de performanță mai ridicate. Acestea sunt destinate autorităților care doresc să avanseze pe calea îndeplinirii obiectivelor de mediu și să încurajeze inovarea.
Pentru a se asigura că atât contractanții, cât și subcontractanții respectă toate dispozițiile legale naționale și europene în materie de mediu, precum și contractele colective și orice obligații internaționale relevante, inclusiv pentru a preveni abuzurile în ceea ce privește drepturile lucrătorilor, există norme pentru gestionarea ofertelor anormal de scăzute.
O serie de sectoare, care prezintă riscuri sociale și de mediu ridicate, au reguli specifice:
Toate criteriile, precum și explicațiile aferente, dar și alte tipuri de resurse utile deopotrivă firmelor (furnizorilor) și autorităților (în calitate de clienți sau beneficiari) sunt disponibile pe portalul de achiziții verzi al Comisiei Europene.
Cum îți poți crește șansele de reușită
Prima regulă este să citești cu atenție anunțul și criteriile de eligibilitate. Acolo vei găsi informații despre criteriile pe care trebuie să le îndeplinească firma ta. A doua – să nu renunți. Dacă nu câștigi o licitație, poți câștiga alta. Sau altele. Nu te descuraja și învață din fiecare experiență.
Pentru a te ajuta să te pregătești cum se cuvine, uite câteva instrumente pe care să le folosești în pregătirea generală pentru licitațiile publice europene:
Standardele ISO
Există două categorii de astfel de standarde: sisteme de management și standarde de orientare. În cazul sistemelor de management, acestea presupun audituri și certificări. Spre deosebire de sistemele de management, standardele de orientare sunt adesea folosite transversal și te ajută să le integrezi în toate procesele de business, nu doar într-un domeniu restrâns.
Certificarea este un instrument util pentru că oferă și sporește credibilitatea, demonstrând că produsul sau serviciul oferit de firma ta îndeplinește așteptările sau cerințele clienților. Pentru unele sectoare de activitate, certificarea este o cerință legală sau contractuală.
Mai jos ai o listă cu cele mai utilizate standarde ISO în prezent. Pe acestea, dar și multe altele, le descoperi pe website-ul Organizației Internaționale pentru Standardizare (ISO).
Ecoetichetele
Fiind deja verificată de o terță parte, orice ecoetichetă reprezintă o dovadă. Mai precis, în ochii achizitorului, ecoeticheta este o atestare a calității produsului (acesta a fost fabricat în condiții tehnice conforme nu doar cu legislația aplicabilă, ci și cu criterii suplimentare cerute de sistemul de certificare) sau a serviciului. Pentru achizitor, ecoetichetele înseamnă economie de timp și siguranța că produsul sau serviciul respectă standarde de mediu ridicate, adică așa cum sunt cerute în procesul de achiziții.
În caietul de sarcini, verifică:
În contextul specificațiilor tehnice, ecoetichetele pot fi utilizate în două moduri diferite:
În afară de caracteristicile validate de ecoetichete, atunci când depui oferta explică modul în care produsul sau serviciul tău reușește să-i ofere achizitorului:
Găsești aici informații despre ecoetichetele recunoscute la nivel european.
Sistemul EMAS
https://green-business.ec.europa.eu/eco-management-and-audit-scheme-emas_en
EMAS este un instrument voluntar al sistemului de management de mediu conceput de Comisia Europeană. Acesta permite firmelor să își evalueze, îmbunătățească, măsoare și să publice informații cu privire la performanța lor de mediu.
În sistemul EMAS se poate înscrie orice tip de organizație care operează în orice sector de activitate – firmă privată, autoritate publică sau ONG – indiferent de mărimea acesteia și de numărul de puncte de lucru. Găsești explicații în documentul care poate fi accesat aici.
În final, e bine să știi că nu doar instituțiile europene au nevoie de produse sau servicii sustenabile. O altă structură pe care o poți avea în vedere este Banca Mondială.
Aici găsești îndrumare pentru achiziții sustenabile, iar aici informații despre achizițiile pentru proiectele și programele Băncii Mondiale
Toate instrumentele de mai sus pot fi utilizate în creșterea șanselor de a câștiga licitații organizate de orice organizație sau structură internațională. Încearcă și nu renunța.
Cristina este consultant în sustenabilitate. După o experiență de 14 ani în cadrul Organizației Națiunilor Unite, a intrat în antreprenoriat. Este inginer de mediu, deținând specializări și certificări internaționale în raportarea de sustenabilitate, sisteme de management al sustenabilității evenimentelor (ISO20121) și achiziții sustenabile (ISO20400). Din 2015, de când a co-fondat CSR BootIQ, firmă de consultanță care oferă servicii și cursuri de sustenabilitate, a lucrat alături de clienți din sectorul bancar, farma, retail, FMCG, IT, telecom, transport&logistică. Din 2019 face parte din Comitetul de Supraveghere al organizației Global Reporting Initiative, fiind în prezent vicepreședinta acestui organism. Din 2022, este Sustainability Advisor & Mentor în cadrul Europe Enterprise Network, cea mai mare rețea globală de sprijin pentru IMMuri.